Zestawienie dostaw na budowie: jak uzgodnić WZ z fakturą

Faktura zbiorcza od kopalni albo betoniarni zgadza się z zestawieniem dostaw budowy, gdy każda jej pozycja ma w nim parę: dostawę o tym samym numerze WZ, z tego samego miesiąca, w tej samej ilości i na tę samą budowę. Inżynier składa zestawienie z dokumentów WZ. Księgowa paruje z nim pozycje faktury po numerze WZ, a każdą pozycję bez pary wyjaśnia z dostawcą, zanim faktura pójdzie do zapłaty.

Po co budowie zestawienie dostaw?

Bez zestawienia dostaw, nazywanego też zestawieniem WZ, biuro budowy nie sprawdzi faktury zbiorczej pozycja po pozycji, a ta sama lista służy jeszcze czterem innym celom.

• Faktura zbiorcza. Gdy dostawca wystawia jedną fakturę za wiele dostaw, zestawienie mówi, czy każda z nich przyjechała, w tej ilości i na tę budowę, które podaje faktura.
• Rozliczenie podwykonawcy. Gdy materiał kupuje wykonawca, a wbudowuje go podwykonawca, zestawienie pokazuje, ile materiału podwykonawca dostał na swój zakres robót. Z tej liczby wychodzi jego zużycie, a gdy umowa tak stanowi, także refaktura albo potrącenie.
• Rozliczenie transportu. Gdy przewoźnik fakturuje kursy osobno od materiału, numer rejestracyjny i data przy każdej dostawie mówią, ile kursów zrobiło każde auto.
• Obmiar. Zestawienie mówi, ile materiału przyjechało na budowę. Gdy porównasz je z obmiarem robót, zobaczysz materiał na placu, straty albo błąd w jednej z dwóch list. Lepiej znać tę różnicę przed zamknięciem kontraktu niż po nim.
• Kontrola kosztów kontraktu. Ilości z zestawienia razy ceny z zamówień dają koszt materiału za miesiąc, zanim przyjdą wszystkie faktury, bo dostawca ma na nie czas do 15. dnia następnego miesiąca.

Jak wygląda obieg dokumentów WZ w firmie budowlanej i ile to trwa?

W papierowym obiegu dokumentów inżynier przepisuje każdą WZ do arkusza. Przy 200 dostawach w miesiącu przepisywanie, uzgadnianie z fakturą i szukanie brakujących dokumentów zabierają biuru budowy 17 godzin, a przy 1 200 dostawach na budowie drogi ekspresowej około 100 godzin. Skąd te liczby i ile kosztuje ta praca, pokazuje artykuł Ile kosztuje budowę papierowa WZ.

Gdy faktury idą na budowy, księgowa nie zbiera kartek WZ: inżynier przenosi dane faktury do swojego arkusza, a księgowej oddaje gotowe zestawienie. Gdy faktury przychodzą z KSeF do biura firmy, a dokumenty WZ zostają na budowach, biuro przy fakturze za materiał ustala, kto go zamawiał i na którą budowę pojechał. Część dokumentów WZ dochodzi do biura, a resztę dostaw biuro ustala, dzwoniąc na budowy, nie zawsze skutecznie.

Jakie kolumny musi mieć zestawienie WZ?

Księgowa uzgodni fakturę z zestawieniem, gdy każdy jego wiersz ma numer WZ, datę dostawy, dostawcę, budowę, materiał, ilość z jednostką i cenę z zamówienia. Pozostałe kolumny pomagają wyjaśnić rozbieżności.

Zapisuj każdy materiał i każdą jednostkę w jeden sposób na całej budowie. Dla arkusza „Mg”, „t” i „TONA” to trzy różne jednostki, choć chodzi o tę samą tonę, więc suma rozpada się na trzy liczby. Tak samo z numerami WZ: „WZ/1024/10” i „1024/10” to dla arkusza dwa różne dokumenty.

Do kiedy dostawca wystawia fakturę zbiorczą?

Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT): za dostawy z września dostawca ma czas do 15.10, a gdy jedna faktura obejmuje dostawy z dwóch miesięcy, termin wyznacza wcześniejszy z nich. Każda pozycja faktury ma nazwę towaru, miarę i ilość, cenę jednostkową i wartość (art. 106e ust. 1 pkt 7–⁠9 i 11), więc porównasz ją z wierszem zestawienia. Numery WZ i datę dostawy przy każdej pozycji e-faktura może nieść w osobnych polach, ale ustawa tego nie wymaga, więc to, czy je dostaniesz, zależy od dostawcy albo od umowy z nim. Terminy z przykładami, te pola i sprawdzenie faktury po numerach WZ opisuje artykuł WZ a KSeF.

Jak uzgodnić zestawienie z fakturą krok po kroku?

Najpierw zamknij miesiąc i porównaj sumy, potem sparuj dostawy po numerze WZ, a na końcu wyjaśnij z dostawcą każdą rozbieżność.

1. Zamknij miesiąc w zestawieniu. Wpisz wszystkie WZ z miesiąca według daty dostawy, a nie dnia, w którym kartka dotarła do biura. Dostawa z 31.10 należy do października, nawet gdy jej WZ dotrze do biura 3.11.
2. Wypisz pozycje faktury. Przy każdej zapisz numer WZ, datę dostawy, materiał, ilość i cenę. Gdy faktura nie ma numerów WZ, poproś dostawcę o jego zestawienie dostaw do tej faktury.
3. Porównaj sumy. Suma ilości każdego materiału i liczba dostaw na fakturze mają się zgadzać z zestawieniem. Zgodna suma nie zamyka sprawy, bo brakująca dostawa i podwójna pozycja mogą się wzajemnie znieść, ale różnica od razu mówi, przy którym materiale szukać.
4. Sparuj dostawy po numerze WZ. Obok numeru WZ w zestawieniu policz funkcją LICZ.JEŻELI, ile razy ten numer stoi na fakturze: wynik 0 oznacza dostawę, której faktura nie obejmuje, a wynik 2 oznacza podwójną pozycję. Ta sama funkcja po stronie faktury znajduje pozycje, do których budowa nie ma WZ. Funkcja X.WYSZUKAJ (w Excelu 2016 i 2019 WYSZUKAJ.PIONOWO) przenosi obok ilość z faktury, a kolumna różnicy pokazuje każdą rozbieżność ilości.
5. Wpisz rodzaj każdej rozbieżności w kolumnie „Rozbieżność” przy dostawie, której dotyczy.
6. Wyślij dostawcy listę rozbieżności przed terminem płatności, z numerami WZ, datami i numerami rejestracyjnymi. Pomyłkę na fakturze poprawia tylko dostawca: wystawia fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT), a korekta e-faktury też przychodzi przez KSeF.
7. Wpisz numer faktury przy każdej uzgodnionej dostawie. Faktura idzie do zapłaty, gdy każda jej pozycja ma parę w zestawieniu albo wyjaśnienie.

Jak znaleźć rozbieżności między fakturą a zestawieniem?

Każdą rozbieżność opisaną niżej pokazuje inna kolumna zestawienia. Brakującą WZ i podwójną pozycję znajdziesz po numerze WZ, inną ilość i inną cenę w kolumnach różnicy, inną budowę po miejscu rozładunku, a dostawę z innego miesiąca po dacie dostawy.

Brakująca WZ

Na fakturze stoi dostawa, której nie ma w zestawieniu, albo w zestawieniu stoi dostawa, której nie ma na fakturze. Pierwszą pokazuje LICZ.JEŻELI równe 0 po stronie faktury, drugą po stronie zestawienia. Przy dostawie z faktury poproś dostawcę o kopię WZ z podpisem osoby, która przyjęła towar, a numer rejestracyjny i datę sprawdź u osoby, która tego dnia przyjmowała dostawy. Kto podpisuje WZ i jak długo trzymać jej kopie, opisuje artykuł Dokument WZ. Dostawa, której nikt z budowy nie podpisał, zostaje sporna, dopóki dostawca nie pokaże dowodu. Dostawę z zestawienia, której faktura nie obejmuje, zostaw bez numeru faktury, aż przyjdzie faktura, która ją ujmie. Jak sprawdzić dostawę już przy bramie, opisuje artykuł o odbiorze dostawy na budowie.

Inna ilość

Ta sama WZ ma na fakturze inną ilość niż w zestawieniu, co pokazuje kolumna różnicy. Najpierw porównaj własny wpis z kopią WZ, bo różnica mogła powstać przy przepisywaniu. Potem sprawdź jednostkę: tony i m³ porównasz dopiero wtedy, gdy wiesz, w której z nich umowa rozlicza dostawy. Gdy pomylił się dostawca, wystawia fakturę korygującą.

Inna cena

Ilość się zgadza, a wartość pozycji nie. Pokazuje to kolumna, w której mnożysz ilość z zestawienia przez cenę z zamówienia: wynik inny niż wartość na fakturze oznacza inną cenę jednostkową albo pozycję, której zamówienie nie przewiduje. Cenę niezgodną z zamówieniem albo umową wyjaśnij z dostawcą, a jeśli to jego pomyłka, poprawi ją fakturą korygującą.

Inna budowa albo inna spółka

Na fakturze stoi dostawa, która pojechała na inną budowę tej samej firmy, albo cała faktura jest wystawiona na inną spółkę z grupy. W zestawieniu jednej budowy taka dostawa wygląda jak brakująca WZ, a sprawę rozstrzyga miejsce rozładunku na kopii WZ. Przypisz taką dostawę do właściwej budowy, zanim jej koszt trafi na niewłaściwą. E-fakturę wystawioną na inny NIP poprawia wyłącznie dostawca: wystawia fakturę korygującą do zera i nową fakturę na właściwą spółkę. Nabywca nie poprawi jej sam, bo noty korygującej w ustawie o VAT już nie ma (art. 106k jest uchylony).

Dostawa z innego miesiąca

Dostawa stoi w zestawieniu innego miesiąca niż na fakturze. Dzieje się tak, gdy WZ z 30.10 dotrze do biura po terminie i trafi do zestawienia za listopad albo gdy dostawca dopisze wrześniową dostawę do faktury za październik. Pokazuje to data dostawy: posortuj zestawienie i pozycje faktury według daty i sprawdź pierwsze oraz ostatnie dni miesiąca. Dostawę z poprzedniego miesiąca zapłać dopiero wtedy, gdy kolumna numeru faktury potwierdzi, że nie było jej na poprzedniej fakturze.

Podwójna pozycja

Ta sama dostawa stoi dwa razy: na jednej fakturze, na dwóch kolejnych fakturach albo w zestawieniu, gdy ktoś przepisał i oryginał, i kopię WZ. Pokazują ją wynik LICZ.JEŻELI większy od 1 i numer faktury, który już stoi przy tej WZ. Licz parę: dostawca i numer WZ, a nie sam numer: każdy dostawca numeruje dokumenty po swojemu, więc dwie firmy mogą mieć WZ o tym samym numerze. Dwa warunki naraz liczy funkcja LICZ.WARUNKI.

Jak wygląda zestawienie dostaw w Beaverze?

W Beaverze zestawienie nie powstaje z przepisanych kartek. Dostawca wysyła dostawę razem ze zdjęciem albo plikiem PDF dokumentu WZ, a kierownik projektu albo inżynier potwierdza odbiór przeciągnięciem suwaka. Przy dostawie zostaje jego imię i nazwisko oraz godzina odbioru, a potwierdzenia nie da się cofnąć. Dostawę, której dostawca nie wysłał przez Beavera, kierownik projektu albo inżynier wpisuje z papierowej WZ, a zapis jest od razu potwierdzeniem odbioru. Zdjęcie dokumentu może dołączyć, a Beaver odczyta z niego pola; bez zdjęcia pola wpisuje ręcznie.

Zestawienie dostaw projektu zawęzisz do miesiąca, dostawcy, materiału, pojazdu i statusu dostawy, na przykład do samych potwierdzonych. Miesiąc liczy się dniem wysłania dostawy, a przy dostawie wpisanej z papieru datą z WZ, więc dokument z 31.10 wpisany 2.11 należy do października, tak jak liczy go faktura. Gdy wpisujący zostawi datę WZ pustą, dostawa liczy się dniem wpisu. Filtr „Tylko zaległe” pokazuje dostawy w drodze dłużej niż dobę, których odbioru nikt nie potwierdził: to pierwsze miejsce, w którym sprawdzasz dostawę z faktury bez potwierdzenia na budowie.

Przycisk „Eksport .xlsx” pobiera plik w trzech arkuszach z tym, co widać na ekranie po filtrach.

• Arkusz „Dostawy” ma wiersz na każdą dostawę z numerem dostawy w Beaverze, numerem i datą WZ, dniem wysłania i potwierdzenia, materiałem, ilością z jednostką, pojazdem, dostawcą, projektem z adresem i statusem dostawy. Obok stoją nazwiska osób, które dostawę wysłały, wpisały, poprawiły, potwierdziły albo anulowały, a za nimi pola z dokumentu WZ danego dostawcy.
• Arkusz „Pozycje” ma wiersz na każdy towar z każdej WZ, więc dokument z kilkoma towarami rozkłada się na wiersze.
• Arkusz „Podsumowanie” liczy dostawy, a ilość sumuje wtedy, gdy wszystkie ilości w zestawieniu mają jedną jednostkę. Przy kilku jednostkach, na przykład tonach i m³, sumę w każdej z nich pokaże zawężenie do materiału. Anulowane dostawy stoją w wierszach z powodem anulowania, ale poza sumą.

Zapisy tej samej jednostki („Mg”, „t.”, „TONA”) Beaver sprowadza do jednego, więc tony z dokumentów różnych dostawców składają się w jedną sumę. Numer WZ może się w arkuszu powtórzyć, na przykład gdy dostawca anulował dostawę i wysłał ją od nowa pod tym samym numerem. Przy powtórzonym numerze WZ najpierw sprawdź więc kolumnę „Status”. Numer dostawy w Beaverze nie powtarza się nigdy, a wysłanie ponowione po zerwanym połączeniu nie tworzy drugiej dostawy. Administrator firmy widzi zestawienia wszystkich projektów firmy, więc dostawę z faktury, której nie ma na jednym projekcie, sprawdzi na pozostałych. Zdjęcie albo plik WZ leży przy dostawie przez 5 lat od wniesienia.

Beaver nie księguje ani nie rozlicza faktur za dostawy i nie łączy się z KSeF. Zestawienie dostaw projektu nie ma cen: cenę, którą dostawca może wpisać przy dostawie, widzi w Beaverze tylko on. Cenę z zamówienia i numer faktury księgowa dopisuje w pobranym arkuszu, a fakturę paruje tak samo jak w krokach wyżej, tyle że z listą potwierdzonych dostaw z nazwiskiem odbierającego, której nikt nie przepisywał do arkusza.

Jak to wygląda na ekranie budowy: beaverapp.pl/dla-odbiorcy.

Źródła

Stan prawny i odczyt wszystkich stron: 28.10.2026.

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106i ust. 1 (termin wystawienia faktury), art. 106e ust. 1 pkt 7–⁠9 i 11 (nazwa towaru, miara i ilość, cena jednostkowa i wartość na fakturze), art. 106j ust. 1 pkt 5 i ust. 4 (faktura korygująca, także do faktury z KSeF), art. 106nda ust. 3 (faktura wystawiona w trybie offline24 też dochodzi do nabywcy przez KSeF) i art. 106k (uchylony przepis o nocie korygującej).
• Ministerstwo Finansów, broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), sierpień 2026: s. 4–⁠5 (pola opcjonalne i fakultatywne), s. 44–⁠45 (pole WZ, do 1 000 numerów), s. 68 (błędny NIP nabywcy, korekta do wartości zerowych), s. 87–⁠88 (pole P_6A, data dostawy przy pozycji), s. 100–⁠101 (przykład faktury ze sprzedażą z dwóch dni).
• KSeF, pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: pytanie „Co należy zrobić, gdy wystawię fakturę na błędnego nabywcę?” (faktura korygująca do zera i nowa faktura z poprawnym NIP) i pytanie „Czy nabywca może wymagać uzupełnienia pól fakultatywnych i uzależnić od tego uznanie faktury za prawidłową oraz wywołującą skutki podatkowe?” (pola nieobowiązkowe uzgodnione w umowie ze sprzedawcą).
• Microsoft, funkcja LICZ.JEŻELI: zliczanie komórek, które spełniają kryterium, i funkcja LICZ.WARUNKI przy kilku kryteriach.
• Microsoft, funkcja X.WYSZUKAJ: wyszukiwanie wartości w tabeli; funkcja niedostępna w Excelu 2016 i 2019.
• Microsoft, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO: wyszukiwanie wartości w tabeli, także w Excelu 2016 i 2019.
• Beaver, „Ile kosztuje budowę papierowa WZ”, 11.09.2026: godziny biura budowy przy 200 i 1 200 dostawach miesięcznie.