Dokument WZ (wydanie zewnętrzne): kto podpisuje i jak długo trzymać

WZ, czyli wydanie zewnętrzne, potwierdza, że towar wyszedł z magazynu do kontrahenta, a podpisują ją dwie osoby: wystawca i ten, kto towar odebrał. Firma z księgami rachunkowymi trzyma WZ co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, a przepisy podatkowe ten czas wydłużają. Jeśli rok obrotowy firmy jest rokiem kalendarzowym, WZ z 2026 roku zostaje w archiwum co najmniej do końca 2032 roku.

Co to jest dokument WZ?

WZ to dowód wydania towaru na zewnątrz firmy: mówi, co i ile wydano, komu, kiedy i kto towar odebrał. Ustawa o rachunkowości nie zna nazwy „WZ”, ale taki dokument jest dla niej dowodem księgowym, który stwierdza operację gospodarczą, więc obowiązują go te same reguły treści, podpisów i poprawek co każdy inny dowód (art. 20–⁠22).

Ustawa wymaga, żeby dowód określał swój rodzaj, ale nazwy mu nie narzuca. W dokumentach stoi więc „WZ”, „wydanie na zewnątrz” albo „wydanie materiałów na zewnątrz”, a w kopalni WZ bywa kwitem wagowym z dopiskiem „wydanie zewnętrzne”. Skrót „WZ” zna za to Ministerstwo Finansów: struktura e-faktury FA(3) w KSeF ma nieobowiązkowe pole „WZ” na numery dokumentów magazynowych związanych z fakturą.

Czy dokument WZ jest obowiązkowy?

Ani ustawa o rachunkowości, ani przepisy o VAT i podatku dochodowym nie każą wystawiać dokumentu o nazwie WZ. Obowiązek udokumentowania wydania towaru wynika z zasad rachunkowości. Firma, która prowadzi księgi rachunkowe, wprowadza do nich każde zdarzenie na podstawie dowodu księgowego (art. 20 ust. 1 i 2). Jeśli prowadzi bieżącą ewidencję zapasów, w ilościach albo w ilościach i wartościach (art. 17 ust. 2 pkt 1 i 2), każde wydanie towaru z magazynu musi mieć dowód i w praktyce jest nim WZ.

Tego obowiązku nie ma firma, która odpisuje materiały i towary w koszty w dniu zakupu (art. 17 ust. 2 pkt 4), ani firma bez ksiąg rachunkowych. Ksiąg nie musi prowadzić firma osoby fizycznej ani spółka cywilna, jawna albo partnerska osób fizycznych, jeśli jej przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie sięgnęły równowartości 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2). Taka firma wystawia WZ, gdy chce mieć dowód, komu i ile towaru wydała, albo gdy wymaga jej odbiorca.

Kto wystawia dokument WZ i kiedy?

WZ wystawia firma, która wydaje towar: sprzedawca, hurtownia, kopalnia, betoniarnia. Wystawia ją przy wydaniu towaru, a jeśli robi to innego dnia, WZ niesie dwie daty: wydania i sporządzenia dokumentu (art. 21 ust. 1 pkt 4). Odbiorca dostawy nie wystawia do niej WZ. Jeśli prowadzi magazyn, przyjmuje towar na stan dokumentem PZ, czyli przyjęciem zewnętrznym. Wydanie materiału na potrzeby firmy, także na jej budowę, nie jest wydaniem zewnętrznym, bo towar nie trafia do kontrahenta. Takie wydanie dokumentuje dowód wewnętrzny, na przykład rozchód wewnętrzny (RW).

Kopalnia, która ma wagę samochodową, zwykle wystawia WZ na wadze. Operator waży auto, program wagowy odejmuje tarę i drukuje dokument z masą netto, numerem rejestracyjnym i godziną ważenia. Bywa, że jeden wydruk jest zarazem kwitem wagowym i WZ. Co mówi kwit, a co WZ, gdy są osobnymi dokumentami, opisuje artykuł Kwit wagowy a WZ. Betoniarnia wydaje beton na dowodzie dostawy, który pełni rolę WZ i ma dodatkowe pola dla betonu.

Co musi zawierać dokument WZ?

Każda WZ ma co najmniej to, czego ustawa o rachunkowości wymaga od każdego dowodu księgowego (art. 21 ust. 1):

WZ może nie podawać ceny: ustawa pozwala pominąć wartość, gdy księgowość wycenia ilości później i potwierdza wycenę wydrukiem (art. 21 ust. 2).

Co zawiera WZ dostawy na budowę?

WZ, która przyjeżdża na budowę z wywrotką albo betonowozem, opisuje poza towarem auto, ważenie i miejsce dostawy. Na dokumentach z dostaw kruszywa, betonu i chemii budowlanej na budowy dróg stoją:

• auto i kierowca: numer rejestracyjny auta i naczepy, imię i nazwisko kierowcy, przewoźnik;
• ważenie: masa brutto, tara i masa netto, czyli ilość do rozliczenia, z datą i godziną ważenia;
• miejsce załadunku i dostawy: kopalnia albo wytwórnia oraz budowa z odcinkiem albo kilometrem trasy, czasem z nazwiskiem i telefonem osoby na budowie; adres dostawy bywa inny niż adres nabywcy;
• numer umowy albo zamówienia, w ramach którego jedzie dostawa;
• oświadczenie przy załadunku: odbierający towar podpisuje, że auto z ładunkiem nie przekracza dopuszczalnej masy całkowitej z dowodu rejestracyjnego;
• przy betonie: godzina produkcji, przyjazdu i rozładunku, klasa betonu i konsystencja.

Przy papierowym obiegu inżynier przepisuje z tej kartki do zestawienia numer WZ, numer auta, materiał i masę, a księgowość porównuje zestawienie z fakturą dostawcy. Druk z tymi polami opisuje artykuł Wzór WZ do pobrania.

Kto podpisuje dokument WZ?

WZ podpisują dwie osoby: wystawca i osoba, której wydano towar (art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości). Znaki, które pozwalają ustalić te osoby, mogą zastąpić podpisy tylko na dowodzie, który nie dokumentuje przekazania składnika aktywów (art. 21 ust. 4). WZ dokumentuje przekazanie towaru, więc nazwisko wydrukowane przez program wagowy wskazuje osobę, ale jej podpisu nie zastępuje.

Przy dostawie na budowę towar przechodzi z rąk do rąk dwa razy: na wadze wydający oddaje go kierowcy, a na placu kierowca oddaje go osobie z budowy. Dlatego dobra WZ dostawy ma miejsce na podpisy z obu miejsc: kierowcy przy załadunku i osoby, która przyjmuje towar na budowie. Dla budowy liczy się drugi podpis, bo tylko on mówi, że materiał dojechał na plac, a nie tylko wyjechał z kopalni.

Wykonawca powinien ustalić, kto na budowie przyjmuje dostawy i podpisuje WZ, i podać nazwiska tych osób dostawcy. Podpis ma być czytelny, z datą i godziną odbioru. WZ podpisana przez przypadkową osobę na placu, na przykład operatora koparki, jest podpisana, ale biuro budowy dowie się o dostawie dopiero wtedy, gdy kartka wróci z kabiny maszyny.

Czy dokument WZ musi być podpisany przez odbiorcę?

Tak. Bez podpisu osoby, której wydano towar, WZ nie spełnia art. 21 ust. 1 pkt 5 i jest tylko oświadczeniem wydającego, że towar wydał. Gdy auto przyjechało po godzinach i nikt nie podpisał WZ, potwierdź dostawę z dostawcą od razu, a nie przy fakturze na koniec miesiąca.

Jeśli ilość albo materiał nie zgadza się z WZ, osoba z budowy nie poprawia dokumentu dostawcy. Wpisuje w uwagach, co naprawdę przyjęła, podpisuje i od razu zawiadamia dostawcę. Co sprawdzić przy każdym aucie, opisuje artykuł Odbiór dostawy na budowie.

Ile egzemplarzy WZ i dla kogo oryginał?

Żaden przepis nie mówi, ile egzemplarzy WZ ma powstać ani który z nich dostaje odbiorca. Ustawa o rachunkowości mówi tylko, że gdy jedną operację dokumentuje kilka egzemplarzy dowodu, kierownik jednostki ustala, co się dzieje z każdym z nich i który jest podstawą zapisu w księgach (art. 22 ust. 4). Rozstrzyga więc instrukcja obiegu dokumentów firmy, która wystawia WZ. Gdy oryginał dostaje odbiorca, WZ jest dla wystawcy dowodem zewnętrznym własnym, czyli przekazywanym kontrahentowi w oryginale (art. 20 ust. 2 pkt 2).

Przy dostawie na budowę swój egzemplarz powinien mieć każdy, kto będzie coś udowadniał:

• dostawca: egzemplarz z podpisem z budowy, bo to jego dowód, że towar wydał i ktoś go przyjął;
• budowa: egzemplarz do zestawienia dostaw i do sprawdzenia faktury;
• przewoźnik, który wystawia fakturę za przewóz: egzemplarz z podpisem odbiorcy jako dowód, że przewiózł towar.

Czym WZ różni się od PZ, faktury, listu przewozowego i kwitu wagowego?

Przy jednej dostawie na budowę powstaje kilka dokumentów, a każdy dowodzi czego innego:

Wykonawca, który odpisuje materiał w koszty w dniu zakupu (art. 17 ust. 2 pkt 4), nie prowadzi bieżącej ewidencji zapasów i PZ nie potrzebuje. Dla niego dowodem dostawy jest WZ z podpisem jego pracownika na budowie.

Termin faktury nie liczy się od WZ. Sprzedawca wystawia fakturę najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT), więc jedna faktura za miesiąc może objąć wiele WZ. Jak sprawdzić taką fakturę z WZ, opisuje artykuł WZ a KSeF.

Czy dokument WZ jest dowodem zakupu?

Nie w sensie podatkowym. Podatek do odliczenia nabywca bierze z faktury (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT), a nie z WZ. WZ dowodzi czegoś innego: że towar wydano, ile go było i kto go odebrał.

Ten dowód liczy się w sporze o zapłatę. Umowa sprzedaży zobowiązuje sprzedawcę do wydania towaru, a kupującego do jego odebrania i zapłaty ceny (art. 535 Kodeksu cywilnego). Fakt musi udowodnić ten, kto wywodzi z niego skutki prawne (art. 6), więc dostawca, który żąda zapłaty, wykazuje, że towar wydał, a podpisana WZ jest na to dowodem. Budowa, która twierdzi, że aut było mniej, sprawdza to na tych samych WZ.

Jak zrobić korektę WZ?

Błędu na WZ, którą dostał odbiorca, nie poprawia się skreśleniem. Ustawa o rachunkowości pozwala poprawić błąd w dowodzie zewnętrznym wyłącznie dokumentem ze sprostowaniem i uzasadnieniem, wysłanym kontrahentowi (art. 22 ust. 2). Korekta WZ to więc osobny dokument, który wskazuje błędną WZ, podaje poprawną treść i mówi, dlaczego ją zmieniono. Przy dostawie na budowę korekta poprawia na przykład numer auta, budowę albo ilość.

Skreślenie z zachowaniem czytelności starej treści, z datą poprawki i podpisem ustawa dopuszcza tylko w dowodach wewnętrznych, czyli dotyczących operacji wewnątrz firmy (art. 22 ust. 3). Wymazywania i przeróbek zakazuje w każdym dowodzie (art. 22 ust. 1), więc korektor i dopisana cyfra przy ilości odpadają.

Korektę WZ wystawia zwykle dostawca, także wtedy, gdy rozbieżność zauważyła budowa. Ustawa pozwala też odbiorcy poprawić błąd w otrzymanej WZ: wysyła wtedy dostawcy dokument ze sprostowaniem i uzasadnieniem (art. 22 ust. 2 dotyczy dowodów obcych i własnych).

Czy dokument WZ może być elektroniczny?

Tak. Ustawa o rachunkowości nie wymaga papieru: wymaga treści z art. 21 i podpisów wystawcy oraz osoby, której wydano towar. Formy podpisu na dowodzie elektronicznym nie określa. Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany i podpis osobisty wymienia tylko przy sprawozdawczości, na przykład przy sprawozdaniu finansowym (art. 45 ust. 1f). Przy dowodzie wydania towaru nie pozwala tylko na jedno: zastąpienie podpisów znakami, które pozwalają ustalić te osoby (art. 21 ust. 4).

Firma, która przechodzi na elektroniczne WZ, powinna więc razem z księgową zapisać w polityce rachunkowości, co u niej jest podpisem wystawcy i odbierającego. W tej samej polityce opisuje ochronę dowodów księgowych (art. 10 ust. 1 pkt 4), bo dowody trzeba chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem i zniszczeniem (art. 71 ust. 1).

Te zasady dotyczą WZ jako dowodu księgowego. Jakie dokumenty ma mieć w drodze kierowca, który wiezie kruszywo, opisuje artykuł List przewozowy, WZ i CMR.

Jak długo przechowywać dokument WZ?

Co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego WZ dotyczy (art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 ustawy o rachunkowości). Przepisy podatkowe ten czas wydłużają.

Firma, która prowadzi księgi podatkowe, na przykład księgi rachunkowe albo podatkową księgę przychodów i rozchodów, trzyma je razem z dokumentami związanymi z ich prowadzeniem do przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Podatnik VAT tak samo trzyma dokumenty związane z rozliczeniem tego podatku (art. 112 ustawy o VAT). WZ należy do tych dokumentów, bo pokazuje dzień wydania towaru, od którego zależą data przychodu sprzedawcy i powstanie obowiązku podatkowego w VAT (art. 12 ust. 3a ustawy o CIT, art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji).

Dla firmy, której rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, daje to dwie daty dla WZ z dostaw z 2026 roku:

Obowiązuje dłuższy termin, więc WZ z 2026 roku zostaje w archiwum co najmniej do 31.12.2032. Zostaje dłużej, gdy dotyczy umowy handlowej, która trwa kilka lat, albo sporu w sądzie: wtedy 5 lat liczy się od początku roku po roku, w którym umowę albo postępowanie ostatecznie rozliczono lub zakończono (art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości). Zostaje dłużej także wtedy, gdy bieg przedawnienia podatku zawieszono albo przerwano (art. 70 § 2–⁠6 Ordynacji).

WZ do KSeF nie trafia, więc firma przechowuje ją sama, w papierze albo w postaci elektronicznej.

Papierową WZ wolno zeskanować i przechowywać w postaci elektronicznej. Ustawa pozwala przenieść treść dowodu na informatyczny nośnik danych, który zachowuje ją w trwałej i niezmienionej postaci, jeśli firma ma urządzenia, które odtworzą dowód na wydruku; wydruk jest wtedy równoważny z dowodem (art. 73 ust. 2). Nie dotyczy to dokumentów o przeniesieniu praw do nieruchomości, o powierzeniu odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych dokumentów, które kierownik jednostki uzna za ważne.

W Beaverze dostawca dodaje do dostawy swoją WZ zdjęciem albo plikiem PDF, a kierownik projektu albo inżynier potwierdza odbiór jednym przeciągnięciem. Dostawca w tej samej chwili widzi, kto i kiedy przyjął dostawę. Jak to wygląda po stronie budowy: beaverapp.pl/dla-odbiorcy.

Źródła

Stan prawny i odczyt wszystkich stron: 28.10.2026.

• Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522: art. 2 ust. 1 pkt 2 (kto musi prowadzić księgi), art. 10 ust. 1 pkt 4, art. 17 ust. 2 (ewidencja zapasów), art. 20 ust. 1 i 2, art. 21 ust. 1, 1a, 2 i 4 (treść dowodu i podpisy), art. 22 (poprawianie błędów i egzemplarze), art. 45 ust. 1f, art. 71 ust. 1, art. 73 ust. 2 (przeniesienie dowodu na nośnik elektroniczny), art. 74 ust. 2 pkt 4 i 8 oraz ust. 3 (okresy przechowywania).
• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 19a ust. 1 (obowiązek podatkowy z chwilą dostawy), art. 86 ust. 2 pkt 1 (odliczenie VAT z faktury), art. 106b ust. 1 i art. 106e ust. 1 (obowiązek i treść faktury), art. 106i ust. 1 (termin faktury), art. 112 (przechowywanie dokumentów).
• Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622: art. 3 pkt 4 (księgi podatkowe), art. 70 § 1–⁠6 (przedawnienie zobowiązania podatkowego), art. 86 § 1 (przechowywanie ksiąg i dokumentów).
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 554: art. 12 ust. 3a (przychód w dniu wydania rzeczy) i art. 27 ust. 1 (podatek za rok wpłacany do końca marca następnego roku).
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592: art. 14 ust. 1c (przychód w dniu wydania rzeczy) i art. 45 ust. 1 i 4 (podatek za rok wpłacany do 30 kwietnia następnego roku).
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: art. 6 (ciężar dowodu) i art. 535 (obowiązki sprzedawcy i kupującego).
• Prawo przewozowe, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1262: art. 38 i art. 47 ust. 3 (list przewozowy).
• Ministerstwo Finansów, broszura o strukturze logicznej e-faktury FA(3), sierpień 2026, s. 44–⁠45: nieobowiązkowe pole „WZ” na numery dokumentów magazynowych związanych z fakturą.
• Zarządzenie Wojewody Mazowieckiego z 6.07.2022 w sprawie zasad gospodarowania środkami trwałymi oraz gospodarki magazynowej składników majątku obrony cywilnej, załącznik nr 1, § 3: nazwy dokumentów PZ „przyjęcie zewnętrzne”, WZ „wydanie zewnętrzne” i RW „rozchód wewnętrzny” oraz liczba egzemplarzy WZ ustalona aktem wewnętrznym.
• Dokumenty WZ, dowody dostawy i kwity wagowe z dostaw kruszywa, betonu i chemii budowlanej na budowy dróg, w zbiorze Beavera, bez nazw firm i numerów: pola WZ dostawy na budowę i miejsca na podpisy.