WZ a KSeF: czy WZ trafia do KSeF i jak sprawdzić e-fakturę

Faktury między firmami przychodzą dziś przez KSeF, Krajowy System e-Faktur. Dokument WZ do tego systemu nie trafia: kierowca wiezie go w kabinie, ktoś z budowy podpisuje go przy rozładunku, a biuro budowy wpina do segregatora. Księgowa wykonawcy ma więc fakturę w systemie, a dowody dostaw na papierze. Co miesiąc musi połączyć jedno z drugim.

Czy dokument WZ trafia do KSeF?

Nie. KSeF służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT) i przyjmuje wyłącznie pliki XML. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że KSeF dotyczy tylko faktur: zdjęcia i pliki PDF firmy przekazują sobie poza systemem, a list przewozowy i protokół odbioru do KSeF nie trafiają. Tak samo jest z WZ i z każdym innym dokumentem magazynowym: dostawca wystawia WZ jak dotąd, w programie magazynowym albo na druku.

Ustawa o VAT dokumentu WZ nie wymaga ani nie wymienia. Dostawę dla firmy dokumentuje faktura (art. 106b ust. 1 pkt 1), a jedna faktura może objąć wiele WZ. W KSeF dokument WZ istnieje najwyżej jako numer wpisany w e-fakturę.

Do końca 2026 roku część faktur od małych dostawców, faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP-em do 450 zł mogą więc jeszcze przyjść poza KSeF (art. 145m i art. 145n ust. 1 ustawy o VAT).

Gdzie na e-fakturze stoją numery WZ?

W polu „WZ”. Od 1.02.2026 dostawca wystawia e-fakturę według wzoru FA(3), który ma osobne pole na numery dokumentów WZ związanych z fakturą. Pole mieści do 1 000 numerów, każdy do 256 znaków, i jest nieobowiązkowe: faktura bez niego jest ważna. Nabywca może jednak zapisać w umowie z dostawcą, które pola nieobowiązkowe dostawca wypełnia. Ministerstwo Finansów wprost to dopuszcza.

Pole „WZ” należy do całej faktury, a nie do pozycji, więc sama lista numerów nie mówi, która WZ stoi za którą pozycją. Daty, ilości i budowę niosą inne pola:

Do kiedy dostawca musi wystawić fakturę do WZ?

Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Termin wyznacza miesiąc dostawy, a nie data wystawienia WZ, i jest ten sam dla faktury do jednej WZ i dla faktury zbiorczej za cały miesiąc. Fakturę wysłaną do KSeF w zwykłym trybie online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania (art. 106na ust. 1). Zaliczki i usługi budowlane mają własne terminy (art. 106i ust. 2 i ust. 3 pkt 1).

Termin „7 dni od WZ”, który można jeszcze spotkać w poradnikach, pochodzi sprzed 2014 roku. Rozporządzenie Ministra Finansów kazało wtedy wystawić fakturę najpóźniej siódmego dnia od wydania towaru (§ 9 ust. 1 rozporządzenia z 28.03.2011). Obowiązywało do 31.12.2013, a od 1.01.2014 termin wyznacza ustawa.

Faktura zbiorcza nie jest w ustawie osobnym rodzajem faktury. To zwykła faktura, która obejmuje wiele dostaw, a e-faktura może mieć przy każdej pozycji inną datę dostawy. Termin liczy się od każdej dostawy osobno, więc dostawca wystawia fakturę zbiorczą w terminie najwcześniejszej dostawy, którą ta faktura obejmuje.

Jak sprawdzić fakturę zbiorczą do kilku WZ?

Po numerach WZ, w czterech krokach:

1. Zbierz dostawy potwierdzone na budowie. Kierownik budowy przekazuje księgowej zestawienie dostaw: listę WZ podpisanych w danym miesiącu, osobno dla każdego dostawcy, z ilościami. Jak prowadzić zestawienie, żeby na koniec miesiąca było gotowe, opisuje artykuł Zestawienie dostaw na budowie.
2. Wypisz z e-faktury numery WZ, daty i ilości. Numery stoją w polu „WZ”, daty przy pozycjach w polu P_6A, a ilości w polu P_8B. Wszystkie są w pliku XML faktury pobranym z KSeF.
3. Sparuj numery z faktury z podpisanymi WZ. Każdy numer z faktury powinien mieć podpisaną WZ na budowie, a każda podpisana WZ z miesiąca powinna stanąć na fakturze wystawionej do 15. dnia następnego miesiąca.
4. Porównaj sumy i ceny. Suma ilości z podpisanych WZ dla każdego materiału ma się zgadzać z ilością na fakturze, a cena jednostkowa z ceną z umowy.

Gdy dostawca nie wpisał numerów WZ, zostaje parowanie po dacie i ilości. Przy wielu kursach dziennie dwóch wywrotek z taką samą masą ładunku nie da się wtedy odróżnić, dlatego numery WZ na fakturze warto zapisać w umowie z dostawcą.

Co zrobić, gdy faktura nie zgadza się z WZ?

Zgłoś rozbieżność dostawcy przed terminem płatności, z numerami WZ, datami i numerami rejestracyjnymi aut. Faktura w KSeF nie czeka na akceptację odbiorcy: uznaje się ją za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nadał jej numer (art. 106na ust. 3). Fakturę poprawia dostawca fakturą korygującą, która też przechodzi przez KSeF (art. 106j ust. 1 i 4). Noty korygującej od 1.02.2026 nie ma: przepisy o niej uchylono i nie wystawia się jej ani w KSeF, ani poza nim.

Dostawę, której data na fakturze wypada w innym miesiącu niż na WZ, wyjaśnij od razu, bo od dnia dostawy zależą termin faktury (art. 106i ust. 1) i chwila powstania obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 1). Jak znaleźć w zestawieniu brakującą i podwójną WZ, inną ilość, cenę, budowę albo miesiąc dostawy i co zrobić z każdą z tych rozbieżności, opisuje artykuł Zestawienie dostaw na budowie. Skąd bierze się różnica ilości między kwitem z wagi kopalni a ważeniem na budowie, opisuje artykuł Kwit wagowy a WZ.

Jak wystawić e-fakturę zbiorczą do wielu WZ?

Dostawca, który wysyła na budowy setki WZ miesięcznie, sam decyduje, czy odbiorca sprawdzi jego e-fakturę zbiorczą porównaniem numerów, czy będzie ją wyjaśniał pozycja po pozycji. Do sprawdzenia po numerach wystarczy pięć wpisów:

• Wszystkie numery WZ w polu „WZ”. Pole mieści 1 000 numerów. Przy większej liczbie dostaw do jednej firmy w miesiącu pomaga osobna faktura dla każdej budowy, która przy okazji dzieli koszt na budowy.
• Pozycja dla każdej dostawy albo każdego dnia dostaw, z datą w polu P_6A. Wzór FA(3) dopuszcza do 10 000 pozycji na fakturze, ale KSeF domyślnie przyjmuje plik faktury bez załącznika do 1 MB. Kilkaset pozycji mieści się w tym limicie z zapasem. Numer WZ przy pozycji dostawca wpisuje w polu DodatkowyOpis z numerem wiersza, więc odbiorca paruje pozycję z WZ bez szukania.
• Adres budowy w polu WysylkaDo albo nazwa budowy w polu DodatkowyOpis. Wykonawca z kilkoma budowami wie od razu, na którą budowę idzie koszt.
• Numer umowy w polu Umowy. Księgowa porówna wtedy cenę z faktury z właściwą umową.
• Kopie WZ poza fakturą. Do e-faktury nie da się dołączyć skanu ani pliku PDF. Kopie WZ, o które prosi odbiorca, dostawca wysyła osobno, na przykład mailem.

Termin do 15. dnia następnego miesiąca zostawia dostawcy czas, żeby przed wystawieniem faktury porównać swoje WZ z dostawami potwierdzonymi przez budowę i oszczędzić obu stronom faktury korygującej.

Jak długo przechowywać WZ, skoro faktura jest w KSeF?

E-fakturę przechowuje KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono, a firma nie musi trzymać jej osobno (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT, art. 73a ust. 1 ustawy o rachunkowości). Gdy musi przechowywać fakturę dłużej niż te 10 lat, na przykład przy umowie rozliczanej przez wiele lat, zapisuje ją u siebie przed ich upływem (art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT, art. 73a ust. 2 ustawy o rachunkowości).

WZ w KSeF nie ma, więc przechowują ją same firmy: ta, która ją wystawiła, i ta, która ją dostała. Każda trzyma ją przez dłuższy z terminów z ustawy o rachunkowości (art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3) i z Ordynacji podatkowej (art. 70 § 1 i art. 86 § 1). Dla WZ z dostaw z 2026 roku daje to co najmniej koniec 2032 roku, jeśli rok obrotowy i podatkowy firmy jest rokiem kalendarzowym, bo podatek dochodowy za 2026 rok firma płaci w 2027 roku. Jak liczyć ten termin i kiedy się wydłuża, opisuje artykuł Dokument WZ.

Beaver nie łączy się z KSeF i nie wystawia faktur za dostawy. Księgowa dostaje z niego drugą stronę porównania: zestawienie dostaw projektu w arkuszu Excel, w którym przy każdej dostawie stoi numer WZ, data, ilość i nazwisko osoby, która potwierdziła odbiór. Dostawę od dostawcy, który z Beavera nie korzysta, kierownik projektu albo inżynier wpisuje z papierowej WZ, więc i ona trafia do zestawienia. Jak to wygląda po stronie budowy: beaverapp.pl/dla-odbiorcy.

Źródła

Stan prawny i odczyt wszystkich stron: 28.10.2026.

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 19a ust. 1 (obowiązek podatkowy z chwilą dostawy), art. 106b ust. 1 pkt 1 (faktura za dostawę dla firmy), art. 106e ust. 1 pkt 6–⁠8 (data dostawy, towar, miara i ilość na fakturze), art. 106i ust. 1 (termin 15. dnia następnego miesiąca), art. 106i ust. 2 i ust. 3 pkt 1 z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a (terminy dla zaliczek i usług budowlanych), art. 106j ust. 1 i 4 (faktura korygująca, także w KSeF), art. 106k (uchylony), art. 106na ust. 1 i 3 (dzień wystawienia i otrzymania e-faktury), art. 106nd ust. 2 (do czego służy KSeF), art. 112aa ust. 1 i 2 (10 lat przechowywania w KSeF, a po nich u podatnika, jeśli musi trzymać fakturę dłużej), art. 145l–145n (przejściowe terminy KSeF w 2026 roku).
• Ministerstwo Finansów, broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), sierpień 2026: s. 3 (FA(3) obowiązuje od 1.02.2026), s. 44–⁠45 (pole WZ, do 1 000 wystąpień, i pole P_6), s. 81 (DodatkowyOpis z numerem wiersza), s. 87–⁠89 (P_6A, P_7, P_8A, P_8B), s. 121 (Umowy i Zamowienia), s. 129 (WysylkaDo).
• Schemat XSD struktury FA(3): pole WZ (do 1 000 wystąpień, do 256 znaków każde) i pozycje faktury (do 10 000).
• KSeF, zakres obowiązkowego KSeF: odbieranie faktur w KSeF od 1.02.2026, terminy wystawiania dla firm powyżej 200 mln zł i pozostałych, wyjątki do końca 2026 roku (faktury do 10 000 zł brutto w miesiącu, faktury z kasy, paragony z NIP-em do 450 zł uznane za faktury uproszczone), uchylenie not korygujących.
• KSeF, pytania i odpowiedzi KSeF 2.0: pytania „Dlaczego załączniki będą przyjmowane tylko jako pliki XML, a nie np. PDF?”, „Czy można dodać załącznik w formie nieustrukturyzowanej, np. zdjęcie?”, „Co z dokumentami dodatkowymi, np. listem przewozowym, które do tej pory wysyłano razem z fakturą w jednym mailu?” i „Czy można dołączać do e-Faktury protokoły odbioru?” (do KSeF wyłącznie XML, zdjęcia i PDF poza systemem, list przewozowy i protokół odbioru poza KSeF); pytanie „Czy obowiązkowy KSeF będzie obejmował inne niż faktury dokumenty np. zamówienia?” (KSeF dotyczy tylko faktur); pytanie „Czy odbiorca musi akceptować fakturę z KSeF, żeby była ważna?” (faktura bez akceptacji odbiorcy); pytanie „Czy nabywca może wymagać uzupełnienia pól fakultatywnych i uzależnić od tego uznanie faktury za prawidłową oraz wywołującą skutki podatkowe?” (pola nieobowiązkowe uzgodnione w umowie); pytanie „W jaki sposób oprócz numerów zamówienia nadawanych przez system dostawcy będą podawać także numery zamówień generowane przez system nabywcy?” (DodatkowyOpis przy wierszu faktury).
• Ministerstwo Finansów, dokumentacja API KSeF 2.0, „Limity”, 26.08.2026: domyślny maksymalny rozmiar faktury bez załącznika 1 MB.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011, Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360: § 9 ust. 1 (faktura najpóźniej siódmego dnia od wydania towaru); rozporządzenie uznane za uchylone z dniem 1.01.2014.
• Ustawa z 7.12.2012 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2013 poz. 35: art. 1 pkt 49 i 50 oraz art. 15 (art. 106i w ustawie o VAT od 1.01.2014).
• Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522: art. 73a ust. 1 i 2 (dowody przechowywane w KSeF), art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 (okres przechowywania dowodów).
• Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622: art. 70 § 1 (przedawnienie zobowiązania podatkowego), art. 86 § 1 (przechowywanie dokumentów do przedawnienia).
• Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 554: art. 27 ust. 1 (zeznanie i zapłata do końca trzeciego miesiąca roku następnego).
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592: art. 45 ust. 1 i 4 (zeznanie i zapłata do 30 kwietnia roku następnego).