Elektroniczny dziennik budowy (EDB) a dokumenty dostaw

Elektroniczny dziennik budowy działa w systemie EDB od stycznia 2023 roku, ale do końca 2031 roku inwestor może zamiast niego wybrać dziennik papierowy. Dziennik w żadnej postaci nie jest rejestrem dostaw materiału: zapisuje przebieg robót, więc dokumenty dostaw trzeba trzymać i porządkować obok niego.

Czy elektroniczny dziennik budowy jest obowiązkowy?

Nie. Dziennik budowy prowadzi się w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 47c Prawa budowlanego), a dziennik papierowy organ wydaje do 31.12.2031 (art. 47v). Postać zależy od inwestora, bo to on występuje o wydanie dziennika (art. 47g ust. 1): o dziennik elektroniczny występuje w systemie EDB (art. 47g ust. 3), a dziennik papierowy przedkłada organowi do ostemplowania (art. 47h ust. 1).

Termin 31.12.2031 obowiązuje od 7.01.2026, kiedy weszła w życie ustawa z 4.12.2025 zmieniająca Prawo budowlane (Dz.U. 2025 poz. 1847). Wcześniej przepis mówił o 31.12.2029, dlatego starsze teksty piszą o obowiązku od 2030 roku. Od 1.01.2032 organ wyda nowy dziennik budowy już tylko w EDB, z wyjątkiem robót na terenach zamkniętych, na przykład wojskowych. Przepis dotyczy wydawania: dziennika papierowego wydanego do końca 2031 roku ustawa nie każe potem kontynuować w EDB.

Dziennik papierowy można kontynuować w EDB. Inwestor występuje wtedy o dziennik elektroniczny, a po jego wydaniu kierownik budowy albo inwestor zamyka wpisem dziennik papierowy. W drugą stronę to nie działa: dziennik elektroniczny kontynuuje się tylko w postaci elektronicznej (art. 47k).

Od kiedy działa elektroniczny dziennik budowy?

Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB) udostępnił publicznie system Elektroniczny Dziennik Budowy 20.01.2023. Dziennik budowy można w nim prowadzić od 27.01.2023, kiedy weszły w życie przepisy, które wprowadziły dziennik elektroniczny: rozdział 5a Prawa budowlanego i rozporządzenie o dzienniku budowy.

Jak założyć elektroniczny dziennik budowy?

Inwestor występuje o dziennik (art. 47g) w systemie EDB: w przeglądarce pod adresem e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl albo w bezpłatnej aplikacji na telefon, która działa także bez stałego dostępu do internetu.

1. Konto. Zakłada je każdy, kto wystąpi o dziennik albo będzie w nim robił wpisy (art. 47n). Loguje się przez login.gov.pl: profilem zaufanym, e-dowodem albo przez bankowość elektroniczną.
2. Wniosek. Inwestor podaje w nim między innymi swoje dane, organ, który wydał pozwolenie na budowę albo przyjął zgłoszenie, datę decyzji albo zgłoszenia, numer decyzji i adres e-mail (art. 47g ust. 4).
3. Wydanie. Organ administracji architektoniczno-budowlanej wydaje dziennik w terminie 3 dni roboczych, ale nie wcześniej, niż decyzja o pozwoleniu na budowę stanie się wykonalna albo inwestor nabędzie prawo do robót na podstawie zgłoszenia (art. 47g ust. 5). Dziennik dostaje w EDB indywidualny numer (art. 47h).
4. Funkcje. Inwestor nadaje w EDB uprawnienia kierownikowi budowy oraz, jeśli ich powołał, inspektorowi nadzoru inwestorskiego i projektantowi sprawującemu nadzór autorski. Każdy z nich potwierdza w systemie przyjęcie funkcji i podaje numer uprawnień budowlanych (§ 10 i 12 rozporządzenia o dzienniku budowy). Geodecie i pracownikom organów kontroli dziennik udostępnia kierownik budowy albo kierownik robót (art. 47o).

System i jego funkcje GUNB opisuje w komunikacie na gov.pl.

Kto robi wpisy w dzienniku budowy i jak poprawić błąd?

Za prowadzenie dziennika odpowiada kierownik budowy (art. 47d). Wpisy robią uczestnicy procesu budowlanego, czyli inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant i kierownik budowy albo robót, a także geodeta uprawniony i upoważnieni pracownicy nadzoru budowlanego oraz innych organów kontroli, gdy kontrolują budowę (art. 17 i 47e).

Każdy wpis ma datę, imię i nazwisko autora oraz jego funkcję. W dzienniku papierowym autor wpis podpisuje, a w EDB uwierzytelnia go jako zalogowany użytkownik (§ 9 rozporządzenia). Wpisy robi się w porządku chronologicznym i tak, żeby nie dało się ich później uzupełnić (§ 6). Błąd poprawia kolejny wpis z uzasadnieniem (§ 7). W EDB wpisu nie da się usunąć: można go skorygować albo oznaczyć jako anulowany, w obu przypadkach z uzasadnieniem. Uczestnik, któremu inwestor odebrał w EDB dostęp do dziennika, może jeszcze przez 14 dni zrobić wpis (§ 13).

Jak zamknąć elektroniczny dziennik budowy?

Po zakończeniu robót kierownik budowy zamyka dziennik wpisem, a w EDB nadaje mu status „zamknięty” (art. 47l). W zawiadomieniu o zakończeniu budowy albo we wniosku o pozwolenie na użytkowanie inwestor podaje numer dziennika elektronicznego, a dziennik papierowy dołącza do nich w oryginale (art. 57 ust. 1 pkt 1). Gdy organ nadzoru budowlanego przyjmie zawiadomienie bez sprzeciwu albo wyda pozwolenie na użytkowanie, nadaje dziennikowi status „oddany do użytkowania”.

Jeśli po zamknięciu trzeba wrócić do robót, inwestor może w EDB ponownie dać kierownikowi budowy prawo do wpisów. Po złożeniu zawiadomienia albo wniosku może to zrobić dopiero wtedy, gdy umożliwi mu to organ nadzoru budowlanego (art. 47l ust. 3 i 4). Przepisów o zamknięciu dziennika i o statusie „oddany do użytkowania” nie stosuje się, gdy obiekt ma być użytkowany przed wykonaniem wszystkich robót (art. 47l ust. 6). System EDB przechowuje dane dziennika przez 25 lat od nadania statusu „oddany do użytkowania”, a przy robotach innych niż budowa od nadania statusu „zamknięty” (art. 47s).

Co obejmuje dziennik budowy, a czego nie?

Dziennik budowy rejestruje przebieg robót oraz zdarzenia i okoliczności, które mają znaczenie dla oceny technicznej prawidłowości robót (art. 47a). Przepisy wprost wymieniają między innymi takie wpisy:

• przyjęcie funkcji przez kierownika budowy, inspektora nadzoru i projektanta (§ 10 rozporządzenia);
• otrzymanie od inwestora zatwierdzonego projektu przed rozpoczęciem budowy (art. 45a);
• polecenia inspektora nadzoru inwestorskiego (art. 26);
• zgłoszenie obiektu do odbioru (art. 22 pkt 9);
• obecność kontroli nadzoru budowlanego na budowie (art. 47e ust. 2);
• protokoły związane z robotami, wpisane do dziennika albo sporządzone na osobnych arkuszach, które dołącza się do dziennika albo trzyma w oddzielnym zbiorze, o którym mówi wpis (§ 15).

Dokumentów dostaw dziennik nie obejmuje. Ani Prawo budowlane, ani rozporządzenie o dzienniku budowy nie wymieniają WZ, dowodu dostawy betonu ani kwitu wagowego. Nie ma ich też w ustawowej definicji dokumentacji budowy, która obok dziennika wymienia pozwolenie na budowę albo zgłoszenie z projektem, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy, dokumenty geodezyjne i książkę obmiarów (art. 3 pkt 13).

O materiale Prawo budowlane mówi w innym przepisie. Wolno stosować wyłącznie wyroby wprowadzone do obrotu albo udostępnione na rynku zgodnie z przepisami, a wyroby budowlane także zgodnie z zamierzonym zastosowaniem (art. 10). Zapewnia to kierownik budowy (art. 22 pkt 3e), a sprawdza inspektor nadzoru inwestorskiego (art. 25 pkt 2). Inspektor może poleceniem wpisanym do dziennika zażądać informacji i dokumentów, z których wynika, że wyroby zastosowano zgodnie z tym przepisem (art. 26 pkt 1), a kierownik budowy może się do polecenia odnieść w dzienniku (art. 23 pkt 2). Do dziennika trafia więc polecenie, a dokumenty wyrobów zostają poza nim.

Więcej może wymagać umowa. Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) ma wzorcowe warunki wykonania i odbioru robót, a ich część „Wymagania ogólne” (D-M-00.00.00, wersja z 7.06.2022) każe wpisywać do dziennika między innymi dane o jakości materiałów, pobieraniu próbek i wynikach badań z podaniem, kto je przeprowadził. Deklaracje i certyfikaty zgodności, orzeczenia o jakości materiałów, recepty robocze i wyniki badań wykonawca zbiera według tych warunków osobno, jako dokumenty laboratoryjne. WZ ani kwitów wagowych ten dokument nie wymienia. Do odbioru końcowego każe jednak wykonawcy przygotować między innymi informacje o znakach CE i budowlanym wbudowanych wyrobów, dołączone do opakowań i dokumentów handlowych, oraz deklaracje właściwości użytkowych wszystkich wbudowanych wyrobów z zapisami wykonawcy o miejscu ich wbudowania (pkt 8.4.2).

Co EDB zmienia w odbiorze dostaw?

Nic. Dostawy przychodzą tak samo jak przed EDB: kierowca przywozi WZ w kabinie, ktoś z budowy podpisuje ją przy aucie i zabiera kopię, a dowody dostawy betonu i kwity wagowe trafiają do segregatora. Wpis w EDB może mieć załącznik, więc zdjęcie WZ da się do niego dołączyć. Rejestru dostaw to jednak nie daje: wpis ma treść i plik, a nie pola na numer dokumentu, materiał, ilość i auto, więc żeby zsumować dostawy albo porównać je z fakturą, ktoś i tak musi przepisać je ze zdjęć.

Kłopot pojawia się przy pytaniu, które łączy roboty z dostawami. Gdy inspektor nadzoru zapyta, z których dostaw był beton na strop albo kruszywo na odcinek podbudowy, odpowiedź leży w dokumentach dostaw, a nie w dzienniku. Co sprawdzić przy samym aucie, opisują artykuły o odbiorze dostawy na budowie i o dowodzie dostawy betonu.

Jak połączyć dziennik budowy z dokumentami dostaw?

Łącznikiem jest rejestr dostaw, prowadzony obok dziennika i podzielony tak samo jak on. Dziennik prowadzi się osobno dla każdego obiektu, a przy obiekcie liniowym, na przykład drodze, można go prowadzić osobno dla każdego odcinka (art. 47b).

1. Każda dostawa ma wiersz w rejestrze. Wiersz niesie numer WZ albo dowodu dostawy, datę i godzinę, materiał, ilość z jednostką, numer rejestracyjny auta, dostawcę, miejsce wysypu i nazwisko osoby, która odebrała dostawę.
2. Wpis w dzienniku odsyła do rejestru. Wpis o robocie, w której wbudowano materiał, podaje materiał, miejsce i daty dostaw, na przykład „Wykonano podbudowę z kruszywa łamanego na odcinku km 2+100–⁠2+600, kruszywo z dostaw z 14–⁠16.10.2026 według rejestru dostaw”.
3. Rejestr idzie do faktury. Co miesiąc ten sam rejestr staje się zestawieniem dostaw, z którym księgowość sprawdza fakturę dostawcy.

Przepisy takiego odesłania nie wymagają. Rozporządzenie zna jednak ten sam układ przy protokołach: arkusze mogą leżeć w oddzielnym zbiorze, a w dzienniku stoi wpis, że taki zbiór się prowadzi (§ 15 ust. 3).

W Beaverze rejestrem dostaw są dostawy projektu potwierdzone na budowie. Dostawca wysyła dostawę z dokumentem WZ jako zdjęciem albo plikiem PDF, a odbiór potwierdza w telefonie kierownik projektu albo inżynier. Przy dostawie zostają nazwisko osoby, która potwierdziła odbiór, i godzina, a potwierdzonej dostawy nikt już nie edytuje. Dostawę, której dostawca nie wysłał przez Beavera i z którą przyjechała tylko papierowa WZ, kierownik projektu albo inżynier wpisuje sam, a wpis jest od razu potwierdzeniem odbioru. Zdjęcie dokumentu może dołączyć, a Beaver odczyta z niego pola; bez zdjęcia pola wpisuje ręcznie.

Każda dostawa ma adres projektu, na przykład odcinek drogi, więc rejestr da się podzielić tak samo jak dziennik. W zestawieniu dostaw kierownik projektu wybiera miesiąc, materiał, dostawcę albo auto, a plik Excel z zestawienia ma kolumny z numerem WZ, datą, materiałem, ilością, autem, adresem i nazwiskiem osoby, która potwierdziła odbiór.

Beaver nie wpisuje niczego do EDB i nie zastępuje dziennika budowy. Wpis w dzienniku robi kierownik budowy, a numery dokumentów i daty dostaw bierze z zestawienia. Jak wygląda odbiór dostaw w Beaverze od strony budowy, pokazuje strona Beaver dla odbiorcy dostaw.

Źródła

Stan prawny i odczyt wszystkich stron: 28.10.2026.

• Prawo budowlane, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 524: art. 3 pkt 13 (dokumentacja budowy), art. 10, 17, 22, 23, 25 i 26 (wyroby, uczestnicy procesu budowlanego, obowiązki kierownika budowy i inspektora nadzoru), art. 45a, art. 47a–47v (dziennik budowy i system EDB), art. 55 ust. 1 pkt 3 i art. 57 ust. 1 pkt 1 (zakończenie budowy). Zmiany ustawy ogłoszone po tym tekście jednolitym, do 28.10.2026, tych przepisów nie dotyczą.
• Ustawa z 4.12.2025 zmieniająca Prawo budowlane, Dz.U. 2025 poz. 1847: art. 1 pkt 16 (dziennik papierowy wydawany do 31.12.2031) i art. 13 (wejście w życie 14 dni po ogłoszeniu z 23.12.2025, czyli 7.01.2026).
• Ustawa z 7.07.2022 zmieniająca Prawo budowlane, Dz.U. 2022 poz. 1557: art. 1 pkt 21 (przepisy o dzienniku elektronicznym i pierwotny termin 31.12.2029 w art. 47v) i art. 9 pkt 2 (wejście w życie 6 miesięcy po ogłoszeniu, 27.01.2023).
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 22.12.2022 w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy, Dz.U. 2023 poz. 45: § 6, 7 i 9 (wpisy i ich poprawianie), § 10, 12 i 13 (funkcje i dostęp), § 15 (protokoły), § 19 (w mocy od 27.01.2023).
• GUNB, komunikat o uruchomieniu EDB z 20.01.2023: publiczne uruchomienie systemu, aplikacja na telefon działająca bez stałego dostępu do internetu, zamknięcie dziennika przez kierownika budowy statusem „zamknięty”.
• GUNB, ulotka „Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB)”: bezpłatna aplikacja na telefon, logowanie przez login.gov.pl profilem zaufanym, e-dowodem albo przez bankowość elektroniczną, dziennik w EDB od 27.01.2023.
• GUNB, przewodnik „Prowadzenie Elektronicznego Dziennika Budowy”, wersja 1.1 dla geodetów: wpis z treścią i załącznikiem, korekta i anulowanie wpisu z uzasadnieniem zamiast usuwania.
• Prezentacja „Elektroniczny Dziennik Budowy” o systemach GUNB z 28.08.2025, opublikowana przez Lubelską Okręgową Izbę Inżynierów Budownictwa: wybór postaci dziennika zależy od inwestora, a według stanu prawnego sprzed ustawy z 4.12.2025 postać elektroniczna miała być obowiązkowa od 2030 roku.
• GDDKiA, „D-M-00.00.00 Wymagania ogólne”, wersja v03 z 7.06.2022: pkt 6.7, czyli wpisy o jakości materiałów, próbkach i badaniach oraz dokumenty laboratoryjne zbierane osobno, i pkt 8.4.2, czyli dokumenty do odbioru końcowego, w tym informacje o znakach CE i budowlanym z opakowań i dokumentów handlowych oraz deklaracje właściwości użytkowych z miejscem wbudowania.
• Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522: art. 21 ust. 1 pkt 5, czyli podpis wystawcy dowodu i osoby, której wydano składniki aktywów.