Sprzedaż kruszywa a kasa fiskalna: paragon, faktura, WZ i kwit

Kruszywo sprzedane osobie prywatnej rejestrujesz na kasie fiskalnej i wydajesz kupującemu paragon, chyba że Twoja kopalnia korzysta ze zwolnienia dla sprzedaży osobom prywatnym do 20 000 zł netto rocznie. Firmie wystawiasz fakturę, od 1.04.2026 w KSeF. WZ i kwit wagowy pokazują, ile kruszywa kopalnia wydała i komu, ale paragonu ani faktury nie zastępują.

Odpowiedzi stoją na przepisach obowiązujących 28.10.2026 i dotyczą kopalni, która jest czynnym podatnikiem VAT. Kopalnia zwolniona z VAT wystawia faktury na innych zasadach. W przepisach osoba prywatna to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, a kasa fiskalna to kasa rejestrująca.

Sprzedaż rolnikowi ryczałtowemu, czyli rolnikowi, który korzysta ze zwolnienia z VAT przy sprzedaży produktów rolnych, idzie przez kasę tak samo jak sprzedaż osobie prywatnej (art. 2 pkt 19 i art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Podobieństwo dotyczy tylko kasy: fakturę dla rolnika ryczałtowego i to, czy idzie do KSeF, ustal z księgową.

Czy sprzedaż kruszywa osobie prywatnej wymaga kasy fiskalnej?

Tak, chyba że kopalnia korzysta ze zwolnienia opisanego w następnej części. Kto sprzedaje osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym, prowadzi ewidencję tej sprzedaży na kasie rejestrującej (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Wzór informacji o zasadach ewidencji, dołączony do rozporządzenia o kasach rejestrujących, mówi wprost: na kasę idzie każda taka sprzedaż, także zaliczka, a paragon kupujący dostaje bez względu na to, czy płaci gotówką, kartą czy przelewem.

• Cała kwota, razem z dowozem. Koszty transportu, które kopalnia pobiera od kupującego, ustawa wlicza do podstawy opodatkowania dostawy kruszywa (art. 29a ust. 6 pkt 2), więc na kasę idzie także kwota za dowóz.
• Paragon bez żądania. Kopalnia wystawia paragon i wydaje go sama, bez prośby kupującego: podczas sprzedaży, najpóźniej z chwilą przyjęcia zapłaty (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o kasach). Paragon może być papierowy albo, za zgodą kupującego, elektroniczny (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT).
• Sankcja za brak kasy. Za okres sprzedaży bez wymaganej kasy naczelnik urzędu skarbowego albo celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe równe 30% VAT naliczonego przy zakupach z tego okresu (art. 111 ust. 2). Nie ustala go osobie fizycznej, która za ten sam czyn odpowiada za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe.

Kiedy kopalnia może sprzedawać kruszywo bez kasy fiskalnej?

Wtedy, gdy jej sprzedaż osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym mieści się w limicie 20 000 zł rocznie, liczonym bez VAT. Limit i pozostałe zwolnienia z kasy ustala rozporządzenie Ministra Finansów z 17.12.2024, zmienione 27.03.2026, a jego zwolnienia działają najdłużej do 31.12.2027.

• Limit z poprzedniego roku. Kopalnia nie musi mieć kasy, jeśli w poprzednim roku sprzedała osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym towary i usługi za nie więcej niż 20 000 zł bez VAT (§ 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 2).
• Limit na start. Kopalnia, która zaczyna sprzedawać osobom prywatnym w trakcie roku, porównuje przewidywaną sprzedaż z limitem liczonym w proporcji do tej części roku (§ 3 ust. 1 pkt 2). Kopalnia, która zacznie taką sprzedaż 1.07.2027, ma do 31.12.2027 limit około 10 000 zł.
• Przekroczenie limitu. Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym sprzedaż osobom prywatnym przekroczyła limit (§ 5 ust. 1). Kopalnia, która przekroczy limit 20.05.2027, rejestruje sprzedaż na kasie od 1.08.2027.
• Bez powrotu. Z limitu nie korzysta kopalnia, która w poprzednim roku musiała już prowadzić kasę albo straciła prawo do zwolnienia (§ 3 ust. 2 pkt 1).
• Opał. Zwolnień nie ma przy sprzedaży węgla, brykietów i innych paliw stałych z węgla na opał (§ 4 ust. 1 pkt 1 lit. u). Plac, który sprzedaje także opał, traci zwolnienie z limitu z chwilą pierwszej takiej sprzedaży (§ 5 ust. 2).

Zapłata przelewem nie zwalnia z kasy. Rozporządzenie zwalnia sprzedaż opłaconą w całości przez pocztę, bank albo spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową (SKOK) tylko w kilku wymienionych przypadkach. Sprzedaży kruszywa najbliżej są dwa z nich, ale żaden do niej nie pasuje:

Operatorów płatności, przez których kupujący płaci online, rozporządzenie nie wymienia wcale. Faktura też nie zwalnia z kasy: sprzedaż udokumentowaną fakturą rozporządzenie zwalnia tylko w kilku wymienionych przypadkach, na przykład przy sprzedaży środka trwałego (poz. 50), i kruszywa wśród nich nie ma. Gdy Twoja sprzedaż nie pasuje wprost do tych reguł, pewność daje interpretacja indywidualna: na wniosek wydaje ją Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej).

Kiedy wydać paragon, gdy kupujący płaci przelewem albo online?

Podczas sprzedaży, najpóźniej z chwilą przyjęcia zapłaty, bez względu na formę płatności (§ 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o kasach). Zapłata z góry ma własne terminy (§ 6 ust. 1 pkt 2):

Potwierdzenie płatności z banku albo od operatora nie zastępuje paragonu. Paragon fiskalny ma napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy z NIP-em, logo fiskalne i numer unikatowy kasy, a dokument bez tych danych paragonem nie jest (załącznik nr 1 do rozporządzenia o kasach). Przy zamówieniu online kopalnia, która rejestruje sprzedaż na kasie online, może wysłać paragon elektronicznie, za zgodą kupującego i w sposób z nim uzgodniony (art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT, § 20 ust. 2 rozporządzenia o kasach).

Sklep kopalni w Beaverze nie przyjmuje dziś zamówień: kupujący zamawia kruszywo bezpośrednio w kopalni, przez telefon. Zamawianie i płatność online w sklepie są w drodze i ruszą razem. Sprzedawcą w sklepie jest kopalnia, więc to ona wystawia kupującemu paragon albo fakturę.

Do kiedy osoba prywatna może żądać faktury?

Przez 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym kopalnia dostarczyła kruszywo albo dostała zapłatę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Termin wystawienia faktury zależy od dnia żądania (art. 106i ust. 6):

Do faktury za sprzedaż zarejestrowaną na kasie kopalnia dołącza w swojej dokumentacji papierowy paragon albo numer paragonu i numer unikatowy kasy (art. 106h ust. 1).

Faktury dla osoby prywatnej kopalnia nie musi wystawiać w KSeF: może ją wydać na papierze albo przesłać elektronicznie (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 3). Może też wystawić ją w KSeF, jak fakturę dla firmy. Wtedy przekazuje ją kupującemu w sposób z nim uzgodniony i oznacza kodem, który prowadzi do faktury w KSeF (art. 106ga ust. 4, art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5).

Jaką fakturę kopalnia wystawia firmie?

Fakturę w KSeF, przy każdej sprzedaży i bez żądania. Firmą jest tu inny podatnik, czyli kupujący, który działa jako przedsiębiorca, albo osoba prawna (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Firma potrzebuje faktury także dlatego, że VAT odlicza tylko z faktury (art. 86 ust. 2 pkt 1).

Fakturę wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy (art. 106i ust. 1), więc dostawy z całego miesiąca mogą stanąć na jednej fakturze. E-fakturę ustawa uznaje za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Faktury w KSeF wystawiają od 1.02.2026 firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł z VAT, a pozostałe od 1.04.2026 (art. 145l). Do 31.12.2026 działają trzy wyjątki:

Firma, która płaci z góry, na przykład przy zamówieniu online, dostaje jedną fakturę, jeśli kopalnia dostarczy jej kruszywo w tym samym miesiącu (art. 106b ust. 1a). Jeśli dostawa wypadnie w następnym miesiącu albo później, kopalnia wystawia fakturę na otrzymaną zapłatę do 15. dnia miesiąca po wpłacie (art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106i ust. 2).

Sprzedaży firmie nie trzeba rejestrować na kasie, bo art. 111 ust. 1 dotyczy osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Jeśli jednak sprzedaż firmie trafiła na kasę, kopalnia wystawi jej fakturę tylko do paragonu z NIP-em kupującego (art. 106b ust. 5). Dlatego zapytaj kupującego o NIP, zanim wydrukujesz paragon.

Numery WZ możesz wpisać w polu „WZ” e-faktury. Pole jest nieobowiązkowe i mieści do 1 000 numerów (broszura Ministerstwa Finansów o strukturze FA(3), s. 44–⁠45). Po tych numerach księgowa kupującej firmy porówna fakturę z dostawami. Jak to zrobić, opisuje artykuł WZ a KSeF.

Czy kopalnia musi wystawiać WZ?

Ani ustawa o VAT, ani ustawa o rachunkowości nie każe wystawiać dokumentu o nazwie WZ i żadna z nich tej nazwy nie zna. Kopalnia, która prowadzi księgi rachunkowe i ewidencję ilościową albo ilościowo-wartościową zapasów (art. 17 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości), wprowadza jednak do ksiąg każde wydanie kruszywa na podstawie dowodu księgowego (art. 20 ust. 1 i 2). W praktyce takim dowodem jest WZ, czyli wydanie zewnętrzne. Co musi na niej stać i jak długo ją przechowywać, opisuje artykuł Dokument WZ.

Poza księgami WZ daje kopalni trzy rzeczy:

• Podpis osoby, która przyjęła kruszywo. Dowód księgowy ma zawierać podpis wystawcy i osoby, której wydano towar (art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości). Taka WZ pokazuje, kto, kiedy i ile kruszywa przyjął, gdy kupujący kwestionuje ilość albo zapłatę.
• Jedną fakturę za cały miesiąc. Firma, która odbiera kruszywo wiele razy w miesiącu, może dostać jedną fakturę, a numery WZ łączą ją z każdym ładunkiem.
• Dowód wydania dla osoby prywatnej. Paragon potwierdza sprzedaż, a WZ z numerem rejestracyjnym auta i podpisem pokazuje, którym autem i komu kopalnia wydała kruszywo.

Czy do WZ musi być faktura?

Faktura nie zależy od WZ, tylko od tego, kto kupuje. Firmie kopalnia wystawia fakturę przy każdej sprzedaży, a jedna faktura może objąć wszystkie WZ z miesiąca. Osobie prywatnej wystawia fakturę tylko wtedy, gdy kupujący jej zażąda. Bez żądania sprzedaż potwierdza paragon, jeśli kopalnia ma obowiązek kasy.

Czy dokument WZ jest dowodem zakupu?

W podatkach nie. Firma odlicza VAT z faktury, a nie z WZ (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT), a sprzedaż osobie prywatnej potwierdza paragon. WZ nie ma danych paragonu fiskalnego, więc go nie zastępuje. Dowodzi czego innego: że kopalnia wydała kruszywo, ile go było i kto je przyjął.

Po co i kiedy wydać kwit wagowy?

Kwit wagowy pokazuje, ile ton kruszywa kopalnia wydała, więc wydaj go z każdym ładunkiem sprzedanym na tony. Przy ważeniu podwójnym auto staje na wadze puste i z ładunkiem, a kwit z programu wagowego niesie obie masy z godziną ważenia i ich różnicę, czyli masę netto kruszywa, a także numer rejestracyjny auta, materiał i kupującego. Kwit wychodzi z drukarki po drugim ważeniu, a niektóre programy drukują go od razu jako WZ, więc kwit i WZ bywają jedną kartką.

• Odbiór własny. Wydaj kwit kierowcy kupującego po drugim ważeniu.
• Dowóz. Daj kwit kierowcy razem z WZ, żeby oddał go kupującemu przy wysypie.

Kwit nie zastępuje paragonu ani faktury, ale to on pozwala kupującemu sprawdzić, za ile ton płaci, a kopalni wykazać, ile wydała. Waga, na której ważysz kruszywo sprzedawane na tony, musi mieć ważną legalizację. Wagę do określania masy w obrocie handlowym i ceny przy sprzedaży konsumenckiej obejmuje rozporządzenie o wagach nieautomatycznych (§ 3 pkt 1 i 6). W użytkowaniu taka waga podlega legalizacji ponownej (§ 5 pkt 10 rozporządzenia o rodzajach przyrządów pomiarowych), a wolno jej używać tylko z ważną legalizacją (art. 8a ust. 1 Prawa o miarach). Nowej wagi po ocenie zgodności wolno używać do terminu, w którym trzeba ją zgłosić do pierwszej legalizacji ponownej (art. 8 ust. 2a i art. 8k ust. 2 pkt 2). Co ile odnawiać legalizację i ile mogą się różnić dwie wagi, opisuje artykuł Kwit wagowy a WZ.

Kopalnia, która wystawia WZ i kwit, może w Beaverze wysłać firmie odbiorcy dostawę z dokumentem WZ, zdjęciem albo plikiem PDF. Kierownik projektu albo inżynier odbiorcy potwierdza odbiór w aplikacji ze swoim nazwiskiem i godziną. Jak to działa po stronie kopalni: Beaver dla dostawcy.

Źródła

Przepisy w brzmieniu obowiązującym 28.10.2026; wszystkie strony odczytano 28.10.2026.

• Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 2 pkt 19 (rolnik ryczałtowy), art. 29a ust. 6 pkt 2 (koszty transportu w podstawie opodatkowania dostawy), art. 86 ust. 2 pkt 1 (VAT naliczony z faktur), art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4, ust. 1a, 3 i 5 (faktura dla firmy, faktura na zapłatę z góry, faktura na żądanie, faktura do paragonu z NIP-em), art. 106ga ust. 1–⁠4 i art. 106gb ust. 4 pkt 6 i ust. 5 (KSeF i faktura dla osoby prywatnej), art. 106h ust. 1 (faktura do sprzedaży z kasy), art. 106i ust. 1, 2 i 6 (terminy faktury), art. 106na ust. 1 (dzień wystawienia faktury w KSeF), art. 111 ust. 1, 2 i 3a pkt 1 (obowiązek kasy, sankcja, paragon papierowy i elektroniczny), art. 145l–145n (przejściowe zasady KSeF w 2026 roku).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17.12.2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902: § 2 ust. 1 i § 3 ust. 1 (zwolnienia najdłużej do 31.12.2027), § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 2 (limit 20 000 zł bez VAT), § 4 ust. 1 pkt 1 lit. u i § 5 ust. 2 (opał), § 5 ust. 1 (utrata zwolnienia po przekroczeniu limitu), załącznik, poz. 41, 42 i 50 (zapłata przez pocztę, bank albo SKOK, sprzedaż udokumentowana fakturą).
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 27.03.2026 zmieniające to rozporządzenie, Dz.U. 2026 poz. 420: zmiana poz. 38 i nowa poz. 59 załącznika; sprzedaży kruszywa nie dotyczy.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 25.06.2025 w sprawie kas rejestrujących, Dz.U. 2025 poz. 845: § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 (kiedy wystawić paragon), § 20 ust. 2 (paragon elektroniczny z kasy online), załącznik nr 1, część A, pkt 1, 4, 6, 7 i 8 (każda sprzedaż i zaliczka na kasie, paragon bez względu na formę płatności, dane paragonu fiskalnego).
• Ministerstwo Finansów, zakres obowiązkowego KSeF, aktualizacja 6.02.2026: faktury dla osób prywatnych poza obowiązkiem KSeF i dobrowolnie w KSeF, terminy obowiązku i wyjątki do końca 2026 roku (faktury do 10 000 zł brutto w miesiącu, faktury z kasy, paragony z NIP-em do 450 zł uznane za faktury uproszczone).
• Ministerstwo Finansów, broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), sierpień 2026, s. 44–⁠45: pole „WZ”, nieobowiązkowe, do 1 000 numerów.
• Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522: art. 17 ust. 2 pkt 1 i 2 (ewidencja zapasów), art. 20 ust. 1 i 2 (zapis w księgach na podstawie dowodu księgowego), art. 21 ust. 1 pkt 5 (podpis wystawcy i osoby, której wydano towar).
• Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622: art. 14b § 1 (interpretacja indywidualna).
• Prawo o miarach, tekst jednolity Dz.U. 2022 poz. 2063: art. 8 ust. 1 i 2a (przyrządy objęte prawną kontrolą metrologiczną, także po ocenie zgodności), art. 8a ust. 1 (używanie tylko z ważną legalizacją) i art. 8k ust. 2 pkt 2 (zgłoszenie do legalizacji ponownej po ocenie zgodności).
• Rozporządzenie w sprawie wymagań dla wag nieautomatycznych, Dz.U. 2016 poz. 802: § 3 pkt 1 i 6 (wagi do określania masy w obrocie handlowym i ceny przy sprzedaży konsumenckiej).
• Rozporządzenie w sprawie rodzajów przyrządów pomiarowych podlegających prawnej kontroli metrologicznej, Dz.U. 2017 poz. 885: § 5 pkt 10 (legalizacja ponowna wag nieautomatycznych).
• Program WAGA-SAM, opis programu do wagi samochodowej: ważenie podwójne, masa netto jako różnica obu ważeń, dane pojazdu, towaru i kontrahenta, wydruk dokumentu ważenia jako WZ albo PZ po ważeniu końcowym.
• Beaver, strona dla kopalń: kopalnia jako sprzedawca wystawia kupującemu paragon albo fakturę.