Cyfrowy obieg dostaw jako standard firmy budowlanej

Duże wytwórnie materiałów (cement, beton towarowy, kruszywa) wysyłają dostawy z własnych systemów: dokument powstaje na wadze, kierowca dostaje wydruk, klient dostaje PDF. Firma budowlana, która te dostawy przyjmuje, najczęściej kończy obieg na papierze: podpis na placu, kartka do segregatora, przepisanie do arkusza. Cyfrowy obieg dostaw zamyka tę lukę po stronie budowy.

Co to znaczy

Cyfrowy obieg dostaw to trzy rzeczy naraz:

1. Dokument dostawy istnieje w systemie od chwili wysłania. Dostawca wysyła dostawę z dokumentem WZ jako zdjęciem albo plikiem PDF. Budowa widzi, co jest w drodze, zanim auto dojedzie.
2. Odbiór ma nazwisko i godzinę. Kierownik projektu lub inżynier potwierdza odbiór w telefonie, na placu albo zdalnie po telefonie od kierowcy. Potwierdzenia nie da się cofnąć, więc miesiąc później wiadomo, ile aut naprawdę przyjechało.
3. Zestawienie składa się samo. Księgowość sprawdza fakturę dostawcy z listą potwierdzonych dostaw, nie z arkuszem przepisanym z kartek.

Co firma dostaje

• Mniej pracy biura budowy. Przy 200 dostawach miesięcznie papierowy obieg zabiera inżynierowi i księgowej 17 godzin; przy 1200 dostawach 100 godzin (rachunek w artykule „Ile kosztuje budowę papierowa WZ").
• Bezpieczeństwo na placu. Inżynier nie chodzi między maszynami do kabin po podpisy. Kierowca spoza budowy nie wysiada na placu.
• Dowód do faktury. Spór o brakujący kurs kończy się na ekranie, przy potwierdzeniu z nazwiskiem.
• Dane do raportu ESG. Masa, pojazd i trasa każdego kursu są zapisane, więc emisja transportu na budowę liczy się z danych, nie z szacunku.
• Wskaźnik dla centrali. Liczba budów z cyfrowym obiegiem dostaw i odsetek dostaw potwierdzonych w systemie to wskaźniki, które dział innowacji albo dyrektor regionu wpisuje do rocznego podsumowania.

Czego wdrożenie nie wymaga

• Instalacji na telefonach. Aplikacja działa w przeglądarce. Polityka zakazu instalacji aplikacji na służbowych telefonach nie jest naruszona.
• Udziału dostawcy od pierwszego dnia. Inżynier może zacząć sam: dodaje dokumenty dostaw zdjęciem i ma zestawienie. Dostawca i transportowiec dołączają, gdy budowa chce widzieć dostawy w drodze.
• Wymiany wag ani systemów. Waga na budowie i system wagowy kopalni zostają; cyfrowy obieg niesie dokument i potwierdzenie, których waga nie niesie. Wysyłka dokumentu WZ prosto z programu wagowego, bez fotografowania papieru i bez ręcznego wczytywania pliku, jest w drodze.
• Działu IT w utrzymaniu. Firma dostaje osobną instancję, logowanie kontami firmowymi i kopię dokumentów na własny dysk, bez serwera u siebie.

Od czego zacząć

Jedna budowa, jeden dostawca, jeden miesiąc. Po miesiącu porównanie: liczba dostaw w systemie wobec faktury dostawcy, godziny biura budowy wobec poprzedniego miesiąca, liczba spraw wyjaśnianych z kopalnią. Z tych trzech liczb wynika decyzja o kolejnych budowach.

Beaver jest cyfrowym obiegiem dostaw dla budowy, dostawcy i transportowca. Okres próbny obejmuje całą firmę: 30 dni albo 200 odebranych dostaw, co nastąpi pierwsze. Firma zakłada konto na beaverapp.pl/dla-odbiorcy.