# Polityka prywatności serwisu Beaver Obowiązuje od 11 września 2026 r. Ten dokument mówi, jakie dane osobowe przetwarza Beaver, po co, na jakiej podstawie, komu je przekazuje, jak długo je trzyma i jakie masz prawa. Pojęcia pisane wielką literą (Firma, Konto firmowe, Konto osobiste, Dostawa, Dokument WZ, Projekt, Wgląd kierowcy, Pakiet) znaczą to samo, co w Regulaminie serwisu Beaver. ## 1. Kto jest administratorem danych 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie Beaver (beaverapp.pl) jest Damian Mikła, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Damian Mikła - Workflows Lab, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP 5214091072, adres: ul. Pawła Woronicza 15 m. 72, 02-625 Warszawa, adres e-mail: kontakt@beaverapp.pl (dalej: Usługodawca). 2. W sprawach danych osobowych pisz na adres e-mail podany w ust. 1 (dalej: adres e-mail Usługodawcy). Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony. 3. Część danych wniesionych do Beavera przez Firmy Usługodawca przetwarza w ich imieniu, jako podmiot przetwarzający (punkt 4). Wtedy administratorem jest Firma, a Usługodawca wykonuje jej polecenia opisane w Regulaminie. ## 2. Kogo dotyczy ta polityka - osób, które mają konto w Beaverze: Użytkowników Firm i właścicieli Kont osobistych; - osób zapraszanych do Beavera przez Firmę albo przez kontrahenta; - kierowców, którzy korzystają z Wglądu kierowcy; - osób, których dane widnieją na Dokumentach WZ (kierowcy, osoby wydające i odbierające materiał, osoby podpisane na dokumencie); - osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, których dane Beaver pobiera z rejestrów publicznych po numerze NIP; - osób, które piszą na adres e-mail Usługodawcy; - gości, którzy oglądają pokaz Beavera na fikcyjnych danych. ## 3. Jakie dane Beaver przetwarza i skąd je ma **Konto.** Imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny, którego nie da się odwrócić), rola w Firmie, stanowisko wpisane przez Administratora firmy, chwila założenia konta i potwierdzenia adresu e-mail. Jeśli konto założył ktoś inny przez zaproszenie, Beaver pamięta też, kto wpisał Twoje imię i nazwisko. Przy Koncie osobistym Beaver zapisuje, czy i kiedy wyraziłeś zgodę na wiadomość e-mail z ofertą dla firmy, wersję treści tej zgody, chwilę jej cofnięcia i chwilę wysłania tej wiadomości. Dane pochodzą od Ciebie albo od osoby, która Cię zaprosiła. **Firma.** Numer NIP, nazwa, adres, status VAT, numer REGON, forma prawna i status działalności. Beaver pobiera je po numerze NIP z wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów i z rejestru REGON Głównego Urzędu Statystycznego oraz od osoby, która podała numer NIP. Gdy Firma jest jednoosobową działalnością gospodarczą, są to dane osobowe jej właściciela. **Zaproszenia.** Adres e-mail oraz imię i nazwisko osoby zapraszanej, podane przez zapraszającego, wraz z Firmą, rolą i Projektem, do których zaproszenie prowadzi. **Dostawy.** Materiał, masa i jednostka, numer rejestracyjny pojazdu, numer WZ, data, Projekt i jego adres, cena wpisana przez Dostawcę, powód anulowania oraz ślad autorstwa: kto i kiedy Dostawę wysłał, potwierdził jej odbiór, anulował ją albo wpisał z papieru. Dane pochodzą od Użytkowników Firm. **Dokumenty WZ.** Zdjęcie albo plik PDF papierowego dokumentu. Na dokumencie mogą widnieć imię i nazwisko kierowcy, osoby wydającej i odbierającej, podpisy, numer rejestracyjny i nazwy firm. Zdjęcie zrobione w Beaverze niesie dane techniczne zapisane przez aparat (EXIF): datę i godzinę wykonania oraz oznaczenie urządzenia. Beaver przepisuje je do przeskalowanej kopii, bo zdjęcie jest dowodem na wypadek sporu, a dowód bez chwili wykonania niewiele znaczy. Współrzędnych miejsca wykonania Beaver nie zbiera: jeśli aparat je zapisał, usuwa je ze zdjęcia w Twojej przeglądarce, zanim plik zostanie wysłany. Do Dokumentu WZ Beaver zapisuje też surową odpowiedź modelu, który odczytał pola, nazwę tego modelu oraz Twoje poprawki odczytu. **Wgląd kierowcy.** Numer rejestracyjny pojazdu, PIN firmowy Przewoźnika, chwile wejść oraz, gdy telefon zapamiętał pojazd, losowy token zapisany na telefonie (w bazie leży tylko jego skrót). Beaver nie zbiera imienia, nazwiska ani numeru telefonu kierowcy. **Płatności za Pakiet Konta osobistego.** Kwota, metoda, chwila płatności, identyfikatory transakcji nadane przez Przelewy24, zamaskowany numer karty (ostatnie cztery cyfry) i jej ważność albo etykieta zgody BLIK i nazwa banku, stan zgody na odnawianie, historia prób obciążenia i zwrotów oraz dziennik komunikacji z operatorem płatności. Przy płatności BLIK Beaver przekazuje operatorowi Twój adres IP i oznaczenie przeglądarki, bo operator tego wymaga. Beaver nie przechowuje pełnego numeru karty ani kodu BLIK. Przy każdym zakupie Pakietu Beaver zapisuje chwilę złożenia oświadczeń z ekranu zakupu (akceptacja regulaminu i żądanie, żeby Pakiet działał od razu) oraz wersję ich treści. Jeśli poprosisz o fakturę: imię i nazwisko albo nazwa, adres i, jeśli go podasz, numer NIP. **Faktury dla Firm.** Nazwa, NIP i adres Firmy, adres e-mail do faktur wskazany przez Administratora firmy, kwoty, numery i daty faktur, chwila zaksięgowania wpłaty. **Dane techniczne.** Adres IP urządzenia, z którego korzystasz z Beavera (do liczenia limitów prób logowania, wejść kierowcy, zapytań o NIP i innych publicznych czynności), zapisy zdarzeń serwera (co się stało, kiedy, na którym koncie i z jakim wynikiem, bez treści dokumentów), zgłoszenia awarii wysyłane przez przeglądarkę (treść błędu, ślad stosu, nazwa ekranu, wersja aplikacji), zapis Odczytów dokumentów (kiedy, z którego konta, jaki koszt), chwile wysłania wiadomości e-mail i ich dostarczenia u dostawcy poczty. **Korespondencja.** To, co napiszesz na adres e-mail Usługodawcy, razem z adresem, z którego piszesz. **Prośba o prezentację.** Nazwa firmy albo jej NIP, numer telefonu, adres e-mail (jeśli go podasz), liczba dokumentów WZ miesięcznie i wiadomość (jeśli ją napiszesz), wpisane w formularzu „Umów prezentację" na stronie beaverapp.pl. Dane pochodzą od Ciebie. Adresu IP przy tej prośbie Beaver nie zapisuje. **Pokaz (demo).** Gość bez konta dostaje ciasteczko wskazujące jego pokaz. Dane wniesione w pokazie, także zdjęcia, są usuwane przy każdym ponownym wejściu i najpóźniej po 7 dniach. ## 4. Kto jest administratorem czego Usługodawca jest administratorem: danych kont i logowania, danych Kont osobistych i ich Własnych dokumentów dostaw, danych płatności i faktur, danych technicznych i korespondencji. Firma jest administratorem danych, które wnosi do Beavera: danych swoich Użytkowników i osób, które zaprasza, danych Dostaw, Dokumentów WZ i osób na nich widniejących oraz danych swoich kierowców korzystających z Wglądu kierowcy. Usługodawca przetwarza te dane w imieniu Firmy na podstawie umowy powierzenia zawartej w Regulaminie (§ 14). Firma, która wnosi dane innych osób, odpowiada za poinformowanie ich o tym; Przewoźnik informuje swoich kierowców o Wglądzie kierowcy. Dane Dostawy widzą wszystkie Firmy, których ta Dostawa dotyczy: Dostawca, Odbiorca i Przewoźnik (Regulamin § 6). Każda z nich jest odrębnym administratorem danych, które zobaczyła, w zakresie własnych rozliczeń i dowodów. ## 5. Po co i na jakiej podstawie Usługodawca przetwarza dane | Cel | Dane | Podstawa prawna | |---|---|---| | Założenie i prowadzenie konta, logowanie, potwierdzenie adresu e-mail, reset hasła | konto | wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | | Świadczenie usługi: obieg Dostaw, Dokumenty WZ, zestawienia, powiadomienia, Wgląd kierowcy | Dostawy, Dokumenty WZ, Wgląd kierowcy, zaproszenia | wykonanie umowy; w zakresie danych wniesionych przez Firmy: polecenie Firmy jako administratora (art. 28 RODO) | | Odczyt pól z Dokumentu WZ przez model i pomiar jakości odczytu | Dokumenty WZ, poprawki odczytu | wykonanie umowy; pomiar jakości: prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f), czyli utrzymanie i poprawa działania usługi | | Pobranie danych Firmy z rejestrów publicznych po numerze NIP | Firma | wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes: sprawdzenie, że rejestrujący podaje istniejącą firmę, i pokazanie kontrahentowi, kogo zaprasza | | Przyjęcie płatności, odnawianie Pakietu, zwroty przy odstąpieniu | płatności | wykonanie umowy | | Wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg, rozliczenia podatkowe | faktury, płatności | obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c): ustawa o VAT, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa | | Bezpieczeństwo: limity prób, wykrywanie nadużyć, zapisy zdarzeń, zgłoszenia awarii | dane techniczne | prawnie uzasadniony interes: ochrona kont, danych i działania usługi | | Rozmowa o prezentacji Beavera na Twoją prośbę: telefon, ustalenie terminu, pokaz | prośba o prezentację | prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): odpowiedź na prośbę, którą sam złożyłeś | | Odpowiedź na wiadomości, reklamacje i wnioski dotyczące danych | korespondencja | wykonanie umowy albo obowiązek prawny; wobec osób bez umowy prawnie uzasadniony interes: udzielenie odpowiedzi | | Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | konto, Dostawy, płatności, korespondencja | prawnie uzasadniony interes | | Zachowanie u kontrahenta dowodu wysłania i odbioru po usunięciu Firmy drugiej strony | ślady autorstwa: imię i nazwisko z dopiskiem „konto usunięte" | prawnie uzasadniony interes kontrahenta i Usługodawcy: dowód wykonania dostawy | | Wysłanie jednej wiadomości e-mail z ofertą Beavera dla firmy po końcu okresu próbnego Konta osobistego | adres e-mail, imię i nazwisko, stan okresu próbnego | Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) | Wiadomość z ofertą dla firmy dostaniesz tylko wtedy, gdy przy rejestracji Konta osobistego zaznaczyłeś osobne, domyślnie puste pole zgody. Zgodę cofniesz w każdej chwili, pisząc na adres e-mail Usługodawcy; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłki sprzed cofnięcia. Innych wiadomości marketingowych Beaver nie wysyła. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, hasła oraz imienia i nazwiska nie da się założyć konta, a bez numeru NIP nie da się założyć Konta firmowego. ## 6. Komu Usługodawca przekazuje dane Dane przetwarzają w imieniu Usługodawcy albo otrzymują od niego: - **Cloudflare, Inc.** (USA) wraz ze spółkami grupy w Unii Europejskiej: hosting aplikacji, baza danych, przechowywanie Dokumentów WZ, zapisy zdarzeń serwera. Baza danych i pliki są przechowywane w centrach danych Cloudflare w Europie (region Europa Wschodnia). Sama aplikacja uruchamia się w lokalizacji Cloudflare najbliższej Tobie. - **PayPro S.A.** z siedzibą w Poznaniu (Przelewy24): przyjmowanie płatności, obciążenia odnawiające Pakiet, zwroty. Przelewy24 jest odrębnym administratorem danych płatności i przetwarza je według własnej polityki prywatności, dostępnej na stronie przelewy24.pl. - **ActiveCampaign, LLC** (USA), usługa Postmark: wysyłka wiadomości e-mail z Beavera (zaproszenia, potwierdzenia adresu, reset hasła, powiadomienia, potwierdzenia zamówień, faktury). - **Requesty** (bramka do modeli odczytujących tekst, adres europejski router.eu.requesty.ai) oraz **Google Cloud** (Vertex AI, model Gemini uruchamiany w regionie europe-west8, Mediolan): odczyt pól z Dokumentów WZ. Do modelu trafia obraz dokumentu i polecenie odczytu; odpowiedź wraca do Beavera. Dokumenty nie są używane do trenowania modeli. - **Ministerstwo Finansów** (wykaz podatników VAT) i **Główny Urząd Statystyczny** (rejestr REGON): zapytanie o dane firmy po numerze NIP. - **Firmy, z którymi Twoja Firma współpracuje w Beaverze**: Dostawca, Odbiorca i Przewoźnik tej samej Dostawy widzą jej dane, Dokument WZ oraz imię i nazwisko osoby, która Dostawę wysłała, potwierdziła albo anulowała (Regulamin § 6). - **Osoby upoważnione przez Usługodawcę** do obsługi technicznej Beavera i do rozliczeń, zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy. - **Organy publiczne**, gdy przepis prawa nakazuje udostępnienie danych. ## 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Cloudflare, ActiveCampaign i Requesty mają siedziby w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie im danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie Ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework) wobec podmiotów w niej certyfikowanych, a w pozostałym zakresie na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Dane bazy i plików Beavera są przechowywane w Europie; poza Europę mogą trafić dane niezbędne do wysłania wiadomości e-mail oraz dane techniczne obsługi. Kopię zabezpieczeń dostaniesz, pisząc na adres e-mail Usługodawcy. ## 8. Jak długo Beaver trzyma dane | Dane | Okres | |---|---| | Konto firmowe i konta jego Użytkowników | do usunięcia Firmy przez Administratora firmy; usunięcie staje się skuteczne po 7 dniach karencji | | Konto osobiste i Własne dokumenty dostaw | do usunięcia konta na Twój wniosek; usunięcie w ciągu 14 dni od wniosku | | Dostawy i ślady autorstwa | przez czas istnienia Konta firmowego; na koncie kontrahenta także po usunięciu drugiej Firmy, jako jego dowód (imię i nazwisko z dopiskiem „konto usunięte") | | Pliki Dokumentów WZ | 5 lat od wniesienia, potem usunięcie automatyczne | | Zaproszenia | do przyjęcia, cofnięcia albo wygaśnięcia linku | | Sesja logowania | do 30 dni od zalogowania albo do wylogowania | | Link potwierdzenia adresu e-mail | 48 godzin | | Link resetu hasła | 1 godzina | | Zapamiętany wgląd kierowcy na telefonie | 30 dni od ostatniego wejścia; wcześniej przy nowym PIN-ie, usunięciu pojazdu albo czynności „Zmień auto" | | Płatności, faktury, oświadczenia z ekranu zakupu, dziennik komunikacji z operatorem płatności | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za daną transakcję | | Zgoda na wiadomość z ofertą dla firmy, jej cofnięcie i chwila wysłania wiadomości | przez czas istnienia konta | | Zapis Odczytów dokumentów (chwila, konto, koszt) | 90 dni | | Zapisy zdarzeń serwera i zgłoszenia awarii | nie dłużej niż 30 dni | | Prośba o prezentację | do zakończenia rozmów o prezentacji, najdłużej 12 miesięcy od wysłania prośby | | Korespondencja | do zamknięcia sprawy, a przy reklamacji i sporze do upływu terminu przedawnienia roszczeń | | Pokaz (demo) | dane pokazu do ponownego wejścia gościa albo do 24 godzin bez wejścia; zdjęcia najpóźniej 7 dni | Po upływie okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że przepis prawa każe trzymać je dłużej albo trwa spór, w którym są dowodem. ## 9. Twoje prawa Masz prawo: - dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii; - sprostowania danych. Imię i nazwisko konta zaproszonego do Firmy prostuje osoba, która je wpisała, albo Administrator firmy; adres e-mail konta jest jego tożsamością i zmienia się przez kontakt z Usługodawcą; - usunięcia danych. Własne dane usuwasz razem z kontem (punkt 8). Dane Dostaw, które zobaczył kontrahent, pozostają u niego jako dowód, o czym mówi Regulamin § 6; - ograniczenia przetwarzania; - przeniesienia danych, które Usługodawca przetwarza na podstawie umowy: zestawienia Dostaw i Własnych dokumentów dostaw eksportujesz w aplikacji do arkusza, a Dokumenty WZ pobierasz jako pliki; - sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; - cofnięcia zgody w każdej chwili, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia; - wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Z praw korzystasz, pisząc na adres e-mail Usługodawcy. Odpowiedź przychodzi w ciągu miesiąca; gdy sprawa jest złożona, Usługodawca może ten termin wydłużyć o kolejne dwa miesiące i wtedy uprzedzi Cię o tym. Jeśli dane wniosła do Beavera Firma, Usługodawca przekaże Twój wniosek jej jako administratorowi i pomoże go wykonać. ## 10. Pliki cookie i pamięć przeglądarki Beaver używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania usługi, na podstawie art. 399 ust. 3 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. Nie używa plików cookie reklamowych ani analitycznych, nie ładuje skryptów, czcionek ani treści z serwerów osób trzecich i nie śledzi Cię na innych stronach. Dlatego nie pyta o zgodę na cookie. | Plik cookie | Po co | Jak długo | |---|---|---| | `beaver_session` | utrzymanie zalogowania | do 30 dni albo do wylogowania | | `beaver_driver` | zapamiętany wgląd kierowcy: token jednego pojazdu, nigdy PIN | 30 dni od ostatniego wejścia | | `beaver_demo_world` | wskazanie pokazu gościa bez konta | 24 godziny | Wszystkie trzy pliki są niedostępne dla skryptów na stronie i idą wyłącznie połączeniem szyfrowanym. Poza plikami cookie przeglądarka zapisuje lokalnie: czy zamknąłeś propozycję dodania Beavera do ekranu telefonu, czy zapisałeś pierwszy dokument, kod dostępu do pokazu na czas otwartej karty oraz pliki samej aplikacji, żeby otwierała się szybciej. Te zapisy nie opuszczają Twojej przeglądarki i kasujesz je, czyszcząc dane strony. Które przewodniki po ekranach już obejrzałeś, Beaver pamięta na Twoim koncie, nie w przeglądarce, żeby nie pokazywać ich drugi raz na innym urządzeniu. ## 11. Jak Beaver chroni dane - Połączenie z Beaverem jest szyfrowane (HTTPS). - Hasła są przechowywane wyłącznie jako skrót z solą (PBKDF2, 100 000 iteracji). Tokeny sesji, linków i zapamiętanego wglądu kierowcy leżą w bazie jako skróty. - Numer karty i kod BLIK nigdy nie trafiają do Beavera: karta wchodzi na stronie Przelewy24, a kod BLIK idzie do operatora bez zapisu. - Publiczne czynności (logowanie, wejście kierowcy, zapytania o NIP, reset hasła) mają limity prób, które spowalniają zgadywanie. - Dane widzi wyłącznie ten, kogo dotyczą: rola i członkostwo w Projekcie rozstrzygają o dostępie po stronie serwera, niezależnie od tego, co pokazuje ekran. - Baza danych i pliki są przechowywane w Europie, a dostawca hostingu utrzymuje ich kopie zapasowe. - Dostęp do danych wszystkich klientów ma wyłącznie Usługodawca i osoby przez niego upoważnione, z imiennych kont. ## 12. Decyzje automatyczne i profilowanie Beaver nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo podobnie istotne, i nie profiluje Cię. Model odczytuje pola z Dokumentu WZ, ale o tym, co trafia do Dostawy, decydujesz Ty, zatwierdzając albo poprawiając odczyt. Limity prób działają automatycznie, ale blokują tylko nadmiar żądań na krótki czas. ## 13. Zmiany polityki O zmianie polityki Usługodawca informuje e-mailem i w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, chyba że zmiana jedynie rozszerza Twoje prawa albo poprawia opis bez zmiany zasad; wtedy wchodzi w życie z dniem publikacji. Aktualna wersja stoi zawsze pod adresem beaverapp.pl/polityka-prywatnosci.